Rozmowy 1:1, które mają sens

My - ludzie, komunikujemy się ze sobą przede wszystkim za pomocą rozmowy. Rozmowa jest dla nas rzeczą tak naturalną, jak oddychanie. Czy coś tak powszechnego może stać się efektywnym i kluczowym narzędziem w pracy? Od prawie roku pracuję w Macopedii, w ktorej zajmuję się miękkim HRem - komunikacją wewnętrzną oraz rekrutacją i w tym artykule postaram się na to pytanie odpowiedzieć. 

Macopedia to poznański software house, który powstał ponad 10 lat temu. Z czasem, z niedużego software housu, firma zmieniła się w ponad 50 osobowy zespół, który obsługuje klientów z całej Europy w zakresie kompleksowych rozwiązań web (TYPO3), e-commerce (Magento, Sylius i Akeneo PIM) oraz ERP (Odoo). Wraz z dużym wzrostem, firma jako organizacja zaczęła mierzyć się z trudnościami, które wynikały z braku dobrze ułożonego procesu komunikacyjnego. Atmosfera niewielkiej, zgranej ekipy, w której podstawą jest wzajemne zaufanie stała się mglistym wspomnieniem, ponieważ ilość codziennych zadań utrudniała znalezienie czasu na rozmowę na tematy inne niż projektowe. Tak samo, jak w kodzie powstaje dług technologiczny, tak analogicznie sytuację, którą tutaj zastałam, nazwałabym długiem komunikacyjnym, a może nawet długiem relacyjnym.

Szukając rozwiązania tej sytuacji zrealizowałam serię pogłębionych wywiadów z zespołem, których pytania oparte były o kwestionariusz Q12 Instytutu Gallupa. Po analizie wyników, wyłoniły się dwa możliwe wyjścia. Pierwsze zakładało redukcję zespołu, by wrócić do momentu, w którym firmę tworzyły grupa osób, które są blisko i świetnie się znają - było to jednak nie do zaakceptowania. Drugim rozwiązaniem, które zostało wybrane, było stworzenie środowiska, w którym będa mogły rozwijać się partnerskie relacje i każdy będzie mógł porozmawiać  o swoich trudnościach i sukcesach w atmosferze zaufania. Stworzenie warunków, które będą wzmacniać indywidualnie poczucie docenienia w każdym z członków zespołu. Co za tym idzie, byli potrzebni liderzy, którzy będą innym wskazywać kierunek rozwoju i równocześnie usprawniać funkcjonowanie firmy na poziomie organizacyjnym. Wszystko to miało umożliwić ludziom tworzenie głębszych relacji niż te biznesowe, wynikające ze wspólnego realizowania tasków. Wydaje się niemożliwe?

Pomimo początkowych obaw zespołu, że to “zbyt miękkie”, “mało efektywne i za trudne” czy “nie pasujące do technologicznego zespołu”, został wdrożony proces rozmów 1:1. Spotkania trwają 30 minut i odbywają się cyklicznie co dwa tygodnie. W takiej formule zespół Macopedii rozmawia ze sobą już pół roku i odkrył kilka rzeczy:

Mamy sobie wiele do powiedzenia!

30 minut co 2 tygodnie? Nie będzie o czym tyle rozmawiać!” - usłyszałam, gdy po raz pierwszy zaproponowałam wdrożenie spotkań 1:1. Pomimo tych początkowych obaw, zespół przegadał ze sobą już prawie 400 godzin, a tematów tylko przybywa. Przez ten czas przewinęło się wiele feedbacku, pochwał, rozwiązanych problemów, pomysłów i wskazówek rozwojowych. 

W prowadzeniu 1:1 najbardziej zaskoczyła mnie liczba problemów jakie możemy rozwiązać, a o których wcześniej nawet nie wiedzieliśmy lub zabrakło im odpowiedniej ścieżki eskalacji. Wiele tematów pojawiało się np. w koleżeńskich rozmowach korytarzowych, ale nie było osoby, która faktycznie by to przekazała dalej. Ja i inni liderzy wciąż uczymy się efektywnie rozmawiać z naszym zespołem, ale każdy z nas może potwierdzić, że te rozmowy przynoszą konkretne efekty nie tylko dla pojedynczego pracownika, ale i dla zespołu oraz całej firmy” - mówi Adam, Lead Frontend Developer. Feedback od liderów oraz całego zespołu powoduje, że lista usprawnień do realizacji i tematów do rozmowy, jest cały czas długa.

Ważne 30 minut 

“Zaskoczyło mnie, że mój zespół przychodzi na spotkania przygotowany - każda z osób ma listę tematów do omówienia. Zdziwiło mnie też, że ten czas ma konkretną strukturę i wypełniony jest co do minuty. Widzę, że cykliczność tych spotkań daje zespołowi poczucie bezpieczeństwa, a ważne tematy nie będą zamiecione pod dywan.” - mówi Natalia, Lead Project Manager. 

Spotkania 1:1 na stałe wpisały się w harmonogram pracy w Macopedii. Ich regularność daje każdemu członkowi zespołu pewność, że w niedalekiej przyszłości będzie mieć czas dedykowany tylko i wyłącznie dla niego, bez konieczności łapania lidera podczas “parzenia kawy w kuchni”. Dzięki tej perspektywie uczestnicy spotkań są w nie zaangażowani równie mocno, co liderzy - mogą proponować tematy, które chcą omówić, tak by jak najefektywniej wykorzystać te 30 minut.

 Jak zmierzyć niemierzalne?


Zaangażowanie i zadowolenie zespołu jest mierzone w platformie Officevibe. Od momentu wyłonienia liderów, którzy zaczęli cyklicznie prowadzić rozmowy 1:1 ogólne zadowolenie zespołu wzrosło prawie o połowę! Podobnie poszybowały w górę inne wskaźniki: Relacji z przełożonym, Satysfakcji, Feedbacku, Rozwoju osobistego, Docenienia oraz Wsparcia i utrzymują się na stałym poziomie. Te liczby są dowodem na to, że stworzony proces pozytywnie wpływa na dobrostan zespołu. Liczy się nie tylko efektywność pracowników, ale przede wszystkim to, aby czuli, że w Macopedii poprzez wzajemne zaangażowanie buduje się relacje między człowiekiem a człowiekiem, nie między podwładnym a przełożonym. 

Zamiast gasić pożary - lepiej zapobiegać!

“Realizowanie procesu spotkań 1:1 na wszystkich poziomach organizacji, a następnie ich wzajemne konsultowanie przez liderów umożliwiło szybsze identyfikowanie sytuacji, które mogą zwiastować problemy. Dzięki temu zamiast gasić pożary, możemy im przeciwdziałać." - zauważył Tomek, CEO Macopedii. Okazało się, że wiele indywidualnych trudności członków zespołu jest powtarzalnych i można rozwiązać je nie tylko jednostkowo, ale globalnie. Świadomość odczuć każdej osoby w zespole, jaką dają spotkania 1:1, w konfrontacji z perspektywą całej organizacji daje idealne warunki do tego, aby skalować zespół przy jednoczesnym zachowaniu bardzo indywidualnego, ludzkiego podejścia.

Wspierać, nie znaczy wyręczać.


Samodzielność i odpowiedzialność to cechy konieczne do tego, aby zespół deweloperski mógł pracować w zwinny sposób. Dlatego spotkaniom 1:1 przewodzi założenie: wspierać, nie znaczy wyręczać.  “Są osoby, które dzięki 1:1 stają się bardziej samodzielne i coraz mniej proszą o pomoc - wystarczy pokazać im sposób rozwiązywania problemów, tok myślenia, a z kolejnymi tematami radzą sobie same.” - dodaje Adam. Dzięki budowaniu osobistej relacji można nie tylko reagować na problemy zespołu ad hoc, ale również wspierać w członkach zespołu wspomniane wyżej kompetencje. 

Rozmowy 1:1 wciąż pozytywnie zaskakują i jestem pewna, że zarówno ja, jak i reszta zespółu Macopedii wynosi z nich wiele dobrego. Osobiście cieszę się, że firma podjęła ryzyko, by rozmowy 1:1 stały się jej częścią i na co dzień przyczyniały się do budowania życzliwych  i bardziej otwartych relacji wśród pracowników.