Case Study Żabka
Żabka Polska to dynamicznie rozwijająca się sieć sklepów, specjalizująca się w oferowaniu szerokiego asortymentu produktów spożywczych, napojów, świeżych artykułów oraz artykułów codziennego użytku. Żabka Polska stanowi pioniera we wprowadzaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych, takich jak autonomiczne sklepy czy aplikacje mobilne, które znacząco ułatwiają proces zakupów.
Firma aktywnie angażuje się w innowacje, jednym z przejawów tej strategii było zainicjowanie projektu wdrożenia systemu Akeneo PIM (Product Information Management).
W kontekście specyfiki swojego biznesu, Żabka Polska stanęła przed wyzwaniem zarządzania rozbudowanym asortymentem produktów, dostarczanych przez różnorodnych dostawców. Żabka posiadała 3 źródła danych produktowych. Dwa banki danych: Nielsen BrandBank i Easybase (kiedyś: Syndigo Wisebase) oraz tzw. Karta Produktowa czyli szablon Excel udostępniany dostawcom. Zależało jej na stworzeniu spójnej, wewnętrznej bazy danych produktowych, obejmującej kompleksowe informacje dotyczące składu produktów, w tym zdjęcia i etykiety.
Główną motywacją do wdrożenia systemu PIM było dążenie do zintegrowania tych dwóch baz danych produktowych w jedną, spójną strukturę. Dodatkowo, firma planowała połączenie nowo utworzonej bazy z istniejącym systemem SAP, co miało umożliwić efektywne zarządzanie danymi na różnych etapach procesu biznesowego. Dzięki powstaniu centralnego punktu, umożliwiającego efektywne gromadzenie i zarządzanie danymi, rozpoczął się proces wygaszania starszego rozwiązania, jakim jest Karta Produktowa.
Wprowadzenie systemu Akeneo PIM miało zatem na celu nie tylko ułatwienie gromadzenia i zarządzania danymi produktowymi, ale również zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez usprawnienie integracji z istniejącymi systemami. Dzięki temu Żabka Polska miała możliwość szybkiego dostępu do kompleksowych informacji na temat produktów, co przyczyniło się do podniesienia jakości obsługi klienta i dostarczenia jeszcze lepszych doświadczeń zakupowych."
Wyzwanie:
Wdrożenie systemu PIM z informacjami produktowymi wielu marek, od wielu dostawców.
Rozwiązanie:
Wdrożenie systemu PIM Akeneo Enterprise
W odpowiedzi na potrzeby klienta, postanowiliśmy zaimplementować system PIM Akeneo w wersji Enterprise, tworząc jednocześnie kompleksowe procesy zarządzania informacją o produkcie. Ten zintegrowany system obejmował pozyskiwanie podstawowej specyfikacji produktów od banków danych, a także uzupełnianie danych z systemu SAP. Dzięki temu Żabka Polska uzyskała dedykowaną bazę danych produktowych, którą aktywnie rozwijała wewnętrznie, zwłaszcza w obszarze funkcji Digital Asset Management (DAM).
Integracja z Nielsen Brandbank i Easybase
Pozyskiwanie szczegółowych informacji o produktach oferowanych przez Żabka Polska, takich jak składniki odżywcze, skład produktu czy dane logistyczne, stało się możliwe dzięki skonstruowaniu solidnych integracji z bankami danych: Nielsen Brandbank i Easybase. Dostawcy uzupełniali dane o swoich produktach w tych bankach, wprowadzając nowe indeksy czy aktualizując zdjęcia, które mogły zmieniać się sezonowo (np. w związku z wprowadzeniem opakowań świątecznych). W chwili dodania produktu do systemu SAP, integracja automatycznie wyszukiwała informacje o produkcie w bankach danych i przesyłała je do systemu PIM Akeneo. Cykliczne aktualizacje danych produktowych w bankach danych automatycznie przenosiły się więc do wewnętrznej bazy danych produktowych Żabki w Akeneo, gwarantując stałą poprawność informacji.
Dostosowanie funkcji PIM do zarządzania treściami wizualnymi (funkcje DAM)
Zapotrzebowanie związane z rozpowszechnianiem zdjęć do różnych systemów wewnętrznych w Żabce, takich jak kasy samoobsługowe czy kasy sprzedażowe w sklepach, skłoniło nas do znacznego rozbudowania funkcji PIM Akeneo związanych z zarządzaniem treściami wizualnymi. Wprowadzono nowe atrybuty, w których skupiano się na przechowywaniu głównych i dodatkowych zdjęć produktów, a także etykiet, z uwzględnieniem źródła pochodzenia każdego zdjęcia (np. osobne przechowywanie zdjęć z WiseBase i Brandbank). Zaimplementowano również logikę związana z aktualizacją zdjęć i prezentowaniem zawsze najświeższych i najwyższej jakości obrazów - odpowiedni typ ujęcia, na odpowiednim miejscu. Dzięki tym dostosowaniom, pracownicy zyskali łatwy dostęp do aktualnych materiałów multimedialnych, co znacząco usprawniło ich pracę.
Development customowych modułów w PIM Akeneo
W trakcie realizacji projektu wprowadziliśmy do Akeneo dwie niestandardowe zakładki, których stworzenie wymagało zaawansowanych umiejętności zarówno w obszarze backendu, jak i frontendu. Są to kolejno:
- Promocje: moduł dedykowany zarządzaniu promocjami w integracji z aplikacją Lean Promo, która wykorzystuje zasoby z Akeneo.
- Żappka: moduł wspomagający zarządzanie promocjami dot. Aplikacji Żappka. Jest on zintegrowany z systemem Synerise i ułatwia proces tworzenia promocji m.in. dzięki jakości i dostępności zasobów (zdjęć) produktów.
Te dodatkowe funkcjonalności znacząco ułatwiły obsługę dwóch kluczowych procesów w Żabce, które wcześniej były zarządzane za pomocą korespondencji mailowej. Obecnie moduły te są systematycznie doskonalone, aby efektywnie reagować na dynamicznie zmieniające się potrzeby użytkowników.
Rezultaty:
Dla Żabki Polska wdrożenie systemu PIM Akeneo stanowiło kluczowy krok w digitalizacji zarządzania informacją produktową, umożliwiając skonsolidowanie danych z różnych źródeł. Integracje z systemami SAP, Nielsen Brandbank, Easybase oraz Microsoft Azure przyniosły efektywne pozyskiwanie i aktualizację danych, zwiększając spójność informacji na wszystkich platformach. Rozwinięcie funkcji Digital Asset Management (DAM) umożliwiło Żabce efektywne zarządzanie zasobami graficznymi, poprawiając prezentację produktów. Dodatkowo, niestandardowe moduły oraz łatwa weryfikacja poprawności atrybutów produktowych przyczyniły się do usprawnienia wewnętrznych procesów, zwiększając efektywność operacyjną i poprawiając jakość obsługi klienta.
Najważniejsze:
Współpraca i kooperacja kilku firm
Projekt stanowił owocną kooperację między Żabką Polska, bankami danych (Nielsen Brandbank, Easybase) i Macopedią. To partnerstwo umożliwiło skuteczne łączenie różnych źródeł danych i zasobów, co przyczyniło się do kompleksowej digitalizacji zarządzania informacją produktową.
Rozwijanie projektu i utrzymywanie innowacyjności
Realizacja projektu to nie tylko jednorazowe wdrożenie, lecz ciągły proces rozwoju i utrzymywania. Dzięki elastyczności PIM Akeneo oraz zaangażowaniu zespołu, projekt stale ewoluuje. Pojawiają się nowe pomysły na optymalne wykorzystanie PIMa, co wprowadza innowacje i przyczynia się do efektywniejszego zarządzania informacją produktową.