Co wpływa na koszt wdrożenia PIM Akeneo?

Czynniki wpływające na koszt wdrożenia

Wymagania biznesowe

Pierwszym czynnikiem, który definiuje koszt wdrożenia, stanowią wymagania biznesowe, jakie stawiamy przed systemem PIM:

• Czy nasza organizacja ma specyficzne wymagania co do funkcjonalności systemu, których na ten moment nie ma w Akeneo? 
• Ile potrzebnych będzie integracji z obecnymi systemami, aby zachować spójny przepływ danych? 
• Jak dużo automatyzacji chcielibyśmy dodać?

Im więcej wymagań biznesowych, których spełnienie związane będzie z pracami programistycznymi i ingerencją w tzw. core systemu (przy budowie customowych funkcjonalności) lub zbudowaniem przepływu danych pomiędzy wieloma systemami (integracje), tym wyższy koszt wdrożenia. 

Licencja Akeneo i hosting

Akeneo oferuje dostęp do systemu w trzech wariantach: 

• Wersja Community Edition (CE) – darmowa, open-source’owa
• Licencja Growth Edition – licencja płatna, szersze funkcjonalności niż w CE, serwer i support Akeneo
• Enterprise Edition (EE SaaS/PaaS) – licencja płatna, najszerszy pakiet funkcjonalności, serwer, szkolenia i support Akeneo 

Szczegółowe porównanie dostępnych w każdej licencji funkcjonalności znajdziesz na stronie producenta. 

Różnice między licencjami są znaczące, dlatego też proces podjęcia decyzji, którą licencję wybrać, ułatwia przeprowadzana przez partnera wdrożeniowego analiza przedwdrożeniowa. Koszt oraz długość takiej analizy zależy od poziomu skomplikowania projektu, szacunkowo założyć jednak należy od 20 do 40 tys. zł. W trakcie analizy definiowane są wymagania i projekty schematów nowego przepływu informacji w organizacji. Specjaliści analizują też, która wersja systemu oraz jaka licencja najbardziej odpowiada na potrzeby Twojego biznesu. 

Wpływ na koszt wdrożenia ma również hosting systemu – w przypadku wersji CE klient instaluje system na własnych serwerach (pojawiają się więc koszty związane z jego utrzymaniem). Natomiast w przypadku licencji Growth i EE – system instalowany jest na serwerach Akeneo, które czuwa nad bezpieczeństwem systemu (opłata wliczona w koszt licencji). 

Wybór licencji ma znaczący wpływ na koszt wdrożenia systemu w organizacji. Skorzystanie z wersji Community Edition zachęca brakiem dodatkowych opłat, jednak funkcjonalności, jakie kryją się w wersji Enterprise, często skłaniają do zakupu tej licencji i korzystania w pełni z potencjału narzędzia. Należy mieć również na uwadze, że koszt wdrożenia PIM Akeneo w wersji CE nie jest kosztem zerowym – oprócz wspomnianych kosztów hostingowych, pojawiają się również: koszty związane z przygotowywaniem struktury danych w PIM, koszty integracji z innymi systemami, koszt związany ze wsparciem partnera wdrożeniowego, koszty szkoleń, testów czy supportu powdrożeniowego.

Kompleksowość i ilość danych

Bardzo duża liczba różnych produktów, kategorii, zależności pomiędzy produktami, wiele danych opisujących produkty, szeroka gama dokumentacji technicznej oraz plików multimedialnych związanych z produktami – to wszystko może mieć wpływ na wzrost kosztu wdrożenia, szczególnie na etap planowania i budowania struktury systemu oraz następnie na etap pierwszej migracji danych.

Logika ułożenia kanałów, rodzin, kategorii i atrybutów produktowych w systemie jest kluczowa dla poprawnego korzystania z Akeneo. Warto poświęcić na etap projektowania systemu więcej czasu, aby poprawnie ułożyć strukturę danych. Będzie miało to wpływ na późniejsze integracje z innymi systemami oraz na przeglądanie danych w samym Akeneo. Dobrze zaprojektowany system daje gwarancję efektywnego korzystania z możliwości, jakie daje Akeneo w kontekście śledzenia kompletności danych, czuwania nad ich poprawnością czy wykorzystywania akcji masowych.

Integracje

Jeśli już na wstępnym etapie wiadomo, że PIM powinien być zintegrowany z innymi systemami takimi jak ERP, CMS, e-commerce, należy mieć świadomość, że koszt wdrożenia wzrasta wraz z każdą kolejną integracją. W zależności od technologii, z jaką chcemy zintegrować Akeneo, koszty integracji mogą się różnić. Na rynku dostępne są już gotowe wtyczki, które pozwalają łączyć dla przykładu Akeneo i Magento. Koszt wtyczki jest znacząco niższy niż development integracji “od zera”. 

Często klienci posiadają jednak systemy customowe, niestandardowe, których zintegrowanie z PIMem wymaga napisania dedykowanej integracji lub zbudowania tzw. middleware (aplikacji zewnętrznej umożliwiającej przepływ danych między systemami) – wtedy koszt wdrożenia wzrasta. 

Zaangażowanie partnera Akeneo do wdrożenia

Jak wdrożyć system efektywnie i ułożyć dane w sposób logiczny, zgodny z filozofią Akeneo? Czym właściwie są te rodziny? A kategorie? Dlaczego atrybut musi być w grupie atrybutów? Czym różnią się uprawnienia od ról w systemie? 

Samodzielne wdrożenie systemu Akeneo może okazać się prawdziwym wyzwaniem i już na samym początku łatwo popełnić błąd, który później odbija się na zadowoleniu docelowych użytkowników systemu, a także wpływa na powstanie trudności w integracjach. Trudno jest jednak cofnąć się do etapu projektowania Akeneo, gdy jest już zintegrowane z innymi systemami.

Głównie z tego powodu często wiele  firm decyduje się na współpracę z partnerem wdrożeniowym, który dzięki doświadczeniu, wiedzy produktowej oraz znajomości różnych case’ów biznesowych, wie jak poprawnie wdrożyć system Akeneo. Inwestycja w partnera wdrożeniowego zapewnia bezpieczeństwo, a jest ono kluczowe dla tego typu projektów. Mamy tu bowiem styczność z danymi produktowymi, których poprawność i jakość wpływa bardzo mocno na zadowolenie klienta końcowego. Partner wdrożeniowy ma również odpowiednią wiedzę w zakresie budowania integracji Akeneo z innymi systemami – dysponuje bowiem zespołem developerskim, który bardzo dobrze zna specyfikę tego narzędzia.

Firmy rozważające i porównujące koszt wdrożenia i integracji systemu Akeneo in-house vs. z pomocą partnera wdrożeniowego zazwyczaj decydują się na współpracę z partnerem, bo jak się okazuje – koszt przy tego typu rozwiązaniu jest niższy. 

Dostępność zasobów i migracja danych

Za wdrożenie systemu w organizacji odpowiada często jedna osoba (Product Owner) oraz zespół, który docelowo pracować będzie w systemie i chce mieć wpływ na sposób prezentacji produktów. Dostępność zespołu wdrożeniowego po stronie klienta i jego zaangażowanie jest kluczowe w odniesieniu sukcesu oraz rzutuje na cały projekt. Jeśli dedykowany zespół będzie dysponować odpowiednią ilością czasu na współpracę z partnerem wdrożeniowym, a pliki potrzebne do ułożenia struktury danych w systemie będą uzupełniane terminowo – koszty wdrożenia spadną, gdyż czas wdrożenia będzie krótszy. Zdarza się jednak, że priorytet na wdrożenie systemu PIM nie jest dostatecznie wysoki, a co za tym idzie, prace wydłużają się i wsparcie partnera jest potrzebne przez dłuższy okres czasu.

Zespół wdrożeniowy po stronie klienta odgrywa również bardzo istotną rolę w procesie migracji danych. Dokumentacja produktowa przed wdrożeniem PIMa często znajduje się w różnych miejscach: w folderach, plikach Excel, na dyskach pracowników. Czasochłonnym etapem jest więc sam moment zebrania danych w sposób, jakiego wymaga Akeneo oraz zaimportowanie ich do systemu PIM. Partner wdrożeniowy wspiera ten proces różnymi automatyzacjami, jednak duża część prac przypada osobom, które będą musiały dane zagregować w swojej organizacji. Odpowiednie zaplanowanie zasobów na ten etap projektu wpłynie na szybszy czas wdrożenia, a tym samym na spadek kosztów.

Szkolenia

Ważnym elementem wdrożenia PIM w organizacji jest szkolenie dla osób, które mają być beneficjentami systemu i docelowo w nim pracować. Często w budżecie projektowym zaplanowane są szkolenia organizowane przez partnera wdrożeniowego, który pokazuje krok po kroku, jak używać funkcjonalności oraz jak wykorzystać maksymalnie potencjał systemu. Jeśli organizacja wymaga szczegółowych szkoleń dla administratorów, użytkowników, developerów – ma to wpływ na ogólny koszt wdrożenia systemu. 

Support powdrożeniowy

Wspominając o kosztach wdrożenia systemu, nie można zapomnieć o supporcie powdrożeniowym. Należy mieć bowiem świadomość, że samo wdrożenie kończy jedynie pewien etap prac. Pozostają jednak kwestie takie jak:

• utrzymywanie systemu;
• czuwanie nad integracjami;
• obsługa błędów; 
• support techniczny we wprowadzaniu zmian w systemie;
• rozszerzanie systemu o nowe atrybuty, rodziny, dodawanie kolejnych reguł itp.

Z uwagi na złożoność systemu PIM rekomendowane jest, aby po fazie wdrożenia przejść w fazę utrzymania i pozostać z partnerem wdrożeniowym w stałym kontakcie. System zacznie dopiero “żyć” w organizacji, użytkownicy zadawać będą zapewne pytania, pojawią się nowi pracownicy wymagający szkoleń, co za tym idzie – współpraca z partnerem wdrożeniowym i jego opieka nad wdrożonym już systemem Akeneo odgrywać będzie znaczącą rolę.

Przybliżone koszty wdrożenia

Celem zobrazowania przybliżonych kosztów wdrożenia PIM Akeneo posłużono się dwoma przykładami klientów, w oparciu o poruszone w artykule czynniki. Należy jednak podkreślić, że są to case’y hipotetyczne, a przedstawione kwoty stanowią pewne przybliżenie, by zarysować skalę kosztów. Na wycenę wdrożenia wpływa bardzo wiele czynników, stąd konkretna estymacja kosztów powinna wypłynąć z przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli uchwycić wszystkie aspekty wdrożenia PIM Akeneo w organizacji.

Podsumowanie

Podsumowując, koszt wdrożenia PIM Akeneo uzależniony jest od wielu czynników i oczekiwań związanych z systemem. Istotne jest uświadomienie sobie, że system ten usprawnia i klaruje wiele procesów w organizacji, generując długofalowy zysk w postaci:

• mniejszego zaangażowania czasu pracowników, potrzebnego na kompletację danych produktowych;
• przyspieszenia time-to-market produktu;
• eliminacji błędów w opisach produktowych, które przekładają się na spadek reklamacji;
• poprawy jakości specyfikacji, która przekłada się na wzrost sprzedaży;
• realnego wpływu na customer experience. 

Wdrożenie PIM Akeneo to często moment przełomowy dla organizacji – pojawia się miejsce, które agreguje dane i daje upragniony przez wielu product managerów porządek oraz świadomość gdzie szukać konkretnych informacji, zasobów. To PIM zaczyna stanowić główne źródło informacji o produkcie i przekazywać je dalej: do sklepu internetowego, do systemu CMS, do drukowanych katalogów itp. Odpowiednie zaangażowanie zasobów, decyzja o wyborze partnera, estymacja czasu potrzebnego na wdrożenie, oszacowanie zakresu funkcjonalności z jakich użytkownicy będą korzystać to podstawowe obszary, które pomogą w estymacji kosztów wdrożenia PIM Akeneo.