Wdrożenie systemu PIM (Product Information Management) to złożony i wieloetapowy proces, który ma na celu zintegrowanie zarządzania informacjami produktowymi w jednej, centralnej platformie. Choć czas wdrożenia zależy od wielu czynników, na podstawie doświadczeń możemy oszacować, ile czasu warto zarezerwować na ten proces. Zasadniczo, cały cykl wdrożenia systemu PIM składa się z trzech głównych faz: analizy przedwdrożeniowej, implementacji oraz utrzymania i optymalizacji systemu. Przyjrzyjmy się każdemu z tych etapów oraz czynnikom wpływającym na czas trwania wdrożenia. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów PIM, zajrzyj do naszego kompendium.
Etapy wdrożenia systemu PIM
Faza 1: Analiza przedwdrożeniowa
Pierwszy etap, analiza przedwdrożeniowa, jest kluczowy dla sukcesu całego projektu. Polega na dogłębnym zbadaniu potrzeb firmy, przeanalizowaniu istniejących procesów zarządzania danymi produktowymi i określeniu celów, które system PIM ma spełnić. To czas spotkań między firmą a partnerem wdrożeniowym, podczas których szczegółowo omawia się strukturę danych, wyzwania, a także dostępne zasoby technologiczne i kadrowe.
W ramach tej fazy następuje również dobór najlepszego rozwiązania PIM, które spełni specyficzne potrzeby organizacji. Analiza przedwdrożeniowa trwa zazwyczaj około 2 miesięcy, ale może się wydłużyć w zależności od złożoności procesów oraz liczby systemów, które trzeba zintegrować.
Faza 2: Implementacja systemu PIM
Po zakończeniu fazy analizy nadchodzi etap implementacji, który trwa od 3 do 6 miesięcy lub nawet dłużej w zależności od skali projektu. Proces ten rozpoczyna się od oficjalnego startu projektu, tzw. kick-offu, gdzie potwierdzane są założenia analizy i ustalany jest harmonogram działań.
W pierwszej kolejności przeprowadzana jest instalacja systemu lub uzyskanie dostępu do zakupionej licencji. Następnie następuje kluczowy krok, jakim jest modelowanie struktury katalogu produktowego, czyli zaprojektowanie danych, które będą przechowywane w systemie. To tutaj tworzone są atrybuty, grupy atrybutów, szablony produktowe oraz kategorie.
Równolegle rozpoczynają się prace nad integracjami systemu PIM z innymi systemami, takimi jak ERP czy platformy e-commerce. Integracja danych to często najbardziej czasochłonny element wdrożenia, gdyż wymaga przekształcenia danych, aby były one zgodne z systemem PIM. Im więcej systemów do zintegrowania i im bardziej rozbudowane dane produktowe, tym więcej czasu potrzeba na zakończenie tego etapu.
Opcjonalnie, w zależności od potrzeb organizacji, mogą być wprowadzane modyfikacje niestandardowe, takie jak dodanie unikalnych funkcji do systemu. To może znacząco wydłużyć czas wdrożenia, szczególnie jeśli wymaga to dodatkowego programowania i testowania.
Kolejnym krokiem jest migracja danych do systemu PIM. Jeśli firma dysponuje rozproszonymi danymi, np. w formie plików na różnych dyskach czy systemach, proces ten może być skomplikowany i czasochłonny. Przeniesienie danych technicznych, marketingowych, zdjęć oraz dokumentacji produktowej do nowego systemu wymaga często ich uporządkowania i standaryzacji.
Na końcu fazy implementacji następuje konfiguracja kont użytkowników, nadanie im odpowiednich uprawnień oraz przeprowadzenie szkoleń dla zespołu, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie danymi w systemie PIM. Ten etap jest kluczowy dla płynnej pracy z systemem po jego uruchomieniu.
Faza 3: Utrzymanie i optymalizacja
Wdrożenie systemu PIM nie kończy się na jego implementacji. Po uruchomieniu następuje faza utrzymania i optymalizacji, często nazywana post MVP (Minimum Viable Product). Jest to czas, w którym system staje się integralną częścią architektury systemowej firmy, a jego działanie jest na bieżąco monitorowane i optymalizowane.
W tej fazie mogą być realizowane prace, które nie miały wysokiego priorytetu w pierwszym etapie, jak np. dalsze optymalizacje integracji czy dodawanie nowych funkcjonalności w miarę pojawiania się nowych potrzeb użytkowników. System PIM wymaga także regularnych przeglądów, wprowadzania poprawek oraz przeprowadzania szkoleń dla nowych pracowników. Choć ta faza nie ma określonego końca, może trwać wiele lat, a jej głównym celem jest maksymalizacja korzyści z wdrożenia systemu PIM.
Ile czasu trwa wdrożenie PIM?
Podsumowując, wdrożenie systemu PIM to proces składający się z trzech podstawowych etapów: analizy przedwdrożeniowej, implementacji oraz utrzymania i optymalizacji systemu. Z naszego doświadczenia wynika, że wdrożenie PIM trwa co najmniej 5 miesięcy, przy czym najbardziej skomplikowane projekty mogą wymagać nawet roku lub dłużej na pełną implementację. Na długość wdrożenia wpływają takie czynniki jak złożoność danych produktowych, liczba integracji, czy konieczność wprowadzania niestandardowych rozwiązań.
Każda firma, planująca wdrożenie PIM, powinna więc zarezerwować odpowiednią ilość czasu na dokładne przeprowadzenie każdego etapu, co zapewni nie tylko skuteczną implementację, ale i długofalowe korzyści płynące z centralizacji zarządzania danymi produktowymi.
Skontaktuj się z nami i umów się na konsultację w sprawie wdrożenia systemu PIM w Twojej firmie!
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów PIM, zajrzyj do naszego kompendium.