Wdrożenie systemu PIM (Product Information Management) to kluczowy krok dla wielu firm, które chcą efektywnie zarządzać danymi produktowymi. Jednak, aby PIM mógł funkcjonować optymalnie, istotne jest, aby przechowywać w nim odpowiednie rodzaje danych. W tym artykule skupimy się na podziale na tzw. dane "ciepłe" i "zimne" oraz wyjaśnimy, dlaczego niektóre informacje nie powinny być przechowywane w PIM-ie. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów PIM, zajrzyj do naszego kompendium.
Dane ciepłe a dane zimne – co to znaczy?
Zanim przyjrzymy się, jakiego rodzaju dane powinniśmy przechowywać w systemie PIM, warto wyjaśnić, czym są dane ciepłe i zimne.
Dane ciepłe
Dane ciepłe to informacje, które zmieniają się często i mają krytyczne znaczenie dla bieżących operacji biznesowych. Charakteryzują się dynamicznością i koniecznością aktualizacji w czasie rzeczywistym. Przykłady danych ciepłych to:
- Stany magazynowe: Liczba dostępnych produktów w magazynach.
- Aktualne ceny: Zawiera m.in. ceny promocyjne, które zmieniają się dynamicznie w zależności od kampanii marketingowych.
- Dostępność produktów w sklepach: Informacje o dostępności w konkretnych lokalizacjach.
- Informacje o zamówieniach: Dane dotyczące bieżących transakcji i zamówień klientów.
Te dane są zazwyczaj zarządzane w systemach ERP (Enterprise Resource Planning) lub WMS (Warehouse Management System), które są przystosowane do ich częstej aktualizacji i synchronizacji w czasie rzeczywistym.
Dane zimne
Dane zimne to informacje, które są stabilne i zmieniają się rzadko. Stanowią one podstawowe opisy i specyfikacje produktów, które nie wymagają częstej aktualizacji. Przykłady danych zimnych to:
- Opisy marketingowe: Teksty używane do promowania produktów, które zmieniają się rzadko.
- Specyfikacje techniczne: Informacje o funkcjach produktów, jak procesory, pamięć RAM, dyski twarde itp.
- Zdjęcia i filmy produktowe: Materiały wizualne, które są stabilne w czasie.
- Instrukcje obsługi: Dokumenty związane z użyciem produktów.
Dane zimne są idealne do przechowywania w systemie PIM, ponieważ nie wymagają częstych aktualizacji, a centralne zarządzanie nimi pozwala na ich wzbogacenie i udostępnianie w różnych kanałach sprzedaży, takich jak e-commerce.
Jakie dane nie powinny być przechowywane w PIM?
Dane ciepłe – dlaczego PIM nie jest odpowiednim miejscem?
PIM to system zoptymalizowany do przechowywania dużych ilości danych produktowych, ale nie jest technicznie przystosowany do obsługi danych, które zmieniają się dynamicznie. Synchronizacja danych pomiędzy systemem PIM a platformami e-commerce zazwyczaj odbywa się raz lub dwa razy dziennie, co może prowadzić do opóźnień w aktualizacji danych ciepłych. Oznacza to, że PIM nie jest w stanie zagwarantować aktualizacji w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe w przypadku stanów magazynowych czy zmieniających się cen.
Dane, których nie należy przechowywać w systemie PIM to:
- Ilości produktów w magazynach: Te informacje zmieniają się dynamicznie i powinny być zarządzane w czasie rzeczywistym przez systemy ERP lub WMS.
- Aktualne ceny promocyjne: Ceny mogą zmieniać się w zależności od kampanii promocyjnych, a opóźnienia w ich aktualizacji mogłyby prowadzić do problemów z nieprawidłowymi informacjami cenowymi w sklepach.
- Informacje o zamówieniach: Dane dotyczące bieżących zamówień klientów i transakcji powinny być obsługiwane przez systemy sprzedaży lub ERP, które są dedykowane do takich operacji.
Inne dane, które nie powinny znaleźć się w PIM
Poza danymi ciepłymi istnieją również inne typy danych, które nie są odpowiednie do przechowywania w systemie PIM. Należą do nich:
- Dane transakcyjne: Historia zamówień klientów, faktury, informacje o płatnościach – to dane, które są przechowywane i zarządzane w systemach finansowych i CRM.
- Dane osobowe klientów: Adresy e-mail, numery telefonów czy inne dane kontaktowe powinny być zarządzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (np. RODO) w systemach CRM, a nie w PIM.
Kiedy dane ciepłe mogą stać się zimnymi?
W niektórych przypadkach dane, które normalnie uznalibyśmy za „ciepłe”, mogą być przechowywane w PIM jako dane zimne. Przykładem mogą być ceny produktów. Jeśli w systemie PIM ma być przechowywana jedynie cena sugerowana (SRP – Suggested Retail Price) lub cena bazowa, która rzadko ulega zmianie, można ją traktować jako zimną. Taka cena mogłaby służyć do segmentacji produktów lub jako punkt wyjścia do obliczania cen w systemie e-commerce.
W takich przypadkach nie ma ryzyka opóźnienia w aktualizacji, co sprawia, że tego rodzaju dane mogą być bezpiecznie przechowywane w PIM-ie.
Jak podejść do organizacji danych w PIM?
Wdrażając system PIM, kluczowe jest rozpoznanie, które dane powinny znaleźć się w tym systemie, a które lepiej pozostawić w innych systemach. Dane takie jak opisy produktów, specyfikacje techniczne czy materiały marketingowe należą do grupy danych zimnych i są idealne do przechowywania w PIM.
Natomiast dane, które są kluczowe dla codziennych operacji, wymagają częstej aktualizacji i są zarządzane w czasie rzeczywistym, powinny pozostać w dedykowanych systemach zarządzania operacjami, takich jak ERP lub WMS.
Podsumowanie
Dobrze zaplanowane wdrożenie systemu PIM opiera się na odpowiednim rozdzieleniu danych, które powinny być w nim przechowywane. PIM to idealne miejsce do zarządzania stabilnymi, zimnymi danymi produktowymi, takimi jak specyfikacje techniczne, opisy czy zdjęcia. Natomiast dane ciepłe, takie jak stany magazynowe, ceny promocyjne czy zamówienia, powinny być obsługiwane przez systemy ERP, WMS lub CRM, które są dostosowane do dynamicznych operacji.
Świadomość, jakie dane należy przechowywać w PIM, a jakich unikać, pozwala na efektywne zarządzanie informacją produktową i minimalizuje ryzyko błędów związanych z nieaktualnymi danymi w e-commerce. Jeśli masz pytania dotyczące zarządzania danymi produktowymi, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy w dostosowaniu systemu PIM do Twoich potrzeb!
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów PIM, zajrzyj do naszego kompendium.