System WMS w e-commerce - jakie są jego zalety?

Zarządzanie magazynem to jeden z kluczowych obszarów działań dla branży e-commerce. Przemyślane procesy i dobry system WMS (Warehouse Management System) przyniosą pozytywne skutki dla Twojej firmy. Jeśli jednak zaniedbasz ten element procesu sprzedaży, to konsekwencje mogą być bardzo poważne. Począwszy od niezadowolonych klientów po duże sumy pieniędzy "przepalone" na niewydajne działania - niewłaściwa praca magazynu będzie dużym ciosem dla Twojej organizacji. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby wybrać właściwy system zarządzania magazynem.

Pracując z różnymi firmami e-commerce, nauczyliśmy się bardzo wiele o wyzwaniach jakim trzeba stawić czoła po dodaniu do swojej oferty sklepu internetowego. W tym wpisie podzielimy się naszym doświadczeniem, pokażemy jakie korzyści płyną z używania narzędzi WMS i przedstawimy system WMS, który jest idealny dla procesów e-commerce.

Na początek porozmawiajmy jednak o wyzwaniach związanych z zarządzaniem magazynem, przed którymi stoją sklepy internetowe.

Zarządzanie magazynem w e-commerce: największe wyzwania

Być może Twoja firma posiada doświadczenie w zarządzaniu pracą magazynu i zdołaliście już wypracować proces obsługi tradycyjnych zamówień składanych przez klientów offline. To dobra wiadomość... ale jest i zła. Po rozpoczęciu sprzedaży przez sklep internetowy okaże się pewnie, że dotychczasowe sposoby pracy nie wystarczają.

Wszystkiemu winna jest specyfika procesu sprzedaży w e-commerce. Klienci mogą składać duże zamówienia albo kupować pojedyncze towary z Twojego sklepu. To czy w koszyku znajduje się kilka czy kilkadziesiąt produktów ma ogromne znaczenie dla logistyki całego procesu.

Istotne są też wysokie oczekiwania klientów co do czasu dostarczenia zakupów. Aby im sprostać, magazyn musi być w stanie przygotować przesyłki zgodnie z określonymi terminami odbioru paczek przez kurierów. Trudno mówić w tym przypadku o pracy w swoim tempie.

Magazyn wspierający sklep internetowy musi być sprawnie zarządzany. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko, że napotkasz któryś z poniższych problemów:

Długotrwały proces kompletacji towarów

Znalezienie wydajnych sposobów na "pikowanie" towarów w magazynie jest niezbędne niezależnie od branży. W przypadku sklepów internetowych wyzwanie staje się jeszcze większe, bo pracownicy będą nierzadko zbierać pojedyncze towary z półek.

Łatwo można sobie wyobrazić, że odbieranie takich pojedynczych produktów z różnych zakątków magazynu nie będzie zbyt wydajnym sposobem na kompletowanie zamówień. A jednak tak może wyglądać sytuacja kiedy zamówienia będą obsługiwane jedno po drugim. Cały proces może skomplikować się jeszcze bardziej jeśli w Twoim sklepie internetowym sprzedawane są produkty znacznie zróżnicowane pod względem rozmiaru czy wagi. W takim wypadku obsługa magazynu powinna wiedzieć zawczasu czy dane zamówienie należy kompletować przy pomocy wózka paletowego czy wystarczy standardowy wózek. Zbierając towary do kilku zamówień na raz, pracownik powinien mieć odpowiednio podzielony wózek, aby uniknąć błędów.

Jak widać, zapewnienie odpowiednich informacji pracownikom oraz optymalizacja ścieżek kompletacji są niezbędne do sprawnej realizacji zamówień. Bez dobrego systemu WMS będzie Ci trudno zapanować nad tymi aspektami pracy magazynu.

Błędy w kompletacji zamówień

To jasne, że utrzymanie wysokich standardów jakości jest ważne dla każdego sklepu internetowego. Niestety przy dużej liczbie przesyłek jakie musi przygotować obsługa magazynu łatwo o błędy.

Czy można mówić o całkowitym wyeliminowaniu pomyłek skoro w grę wchodzi tzw. czynnik ludzki? Na pewno można zminimalizować ryzyko błędów przy pomocy rozwiązań dedykowanych magazynom e-commerce. Odpowiedni system WMS i dodatki w postaci skanerów kodów kreskowych, wag i kamer wesprą Twoich pracowników kompletujących zamówienia. W kolejnej części tego wpisu opowiemy nieco więcej właśnie o takich dodatkowych rozwiązaniach w jakie warto wyposażyć swój system WMS.

Stanowisko pakowania i wysyłki

Konieczność stworzenia dobrze zaprojektowanej strefy pakowania i wysyłki zamówień może być nowością dla magazynów, które dotychczas obsługiwały wyłącznie zamówienia składane offline. W przypadku zamówień internetowych takie stanowisko będzie niezbędnym elementem usprawniającym pracę magazynu.

Po tym, jak towary zostaną skompletowane pracownik musi potwierdzić ich zgodność z zamówieniem online, wybrać odpowiedni karton i wypełnienie, wydrukować niezbędne dokumenty i wygenerować list przewozowy. Przesyłki warto też sfotografować - taka dokumentacja przyda się w przypadku obsługi zwrotów. System WMS wyposażony w przydatne dla e-commerce'ów rozwiązania pomoże Twoim pracownikom w wydajniejszym przygotowywaniu towarów do wysyłki.

Kontrola stanów magazynowych

To jasne - kiedy coś zostanie zdjęte z półki, z czasem trzeba będzie ten brak uzupełnić. W przeciwnym wypadku ryzykujesz, że jakiś produktów zabraknie w magazynie, a proces wysyłki zamówień znacznie się wydłuży. Wśród funkcji systemów WMS znajdziesz też śledzenie poziomu stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, co znacznie upraszcza cały proces.

Jakie są największe korzyści z wprowadzenia systemu WMS dla e-commerce?

Dobry system WMS pozwoli Ci rozwiązać problemy charakterystyczne dla logistyki sklepu online i sprawniej obsługiwać zamówienia. Warto jednak wiedzieć, że pełnię korzyści z systemu WMS zobaczysz dopiero wtedy, kiedy będzie on dostosowany do konkretnych potrzeb Twojej firmy - bazowa wersja jakiegokolwiek narzędzia może nie spełnić wszystkich Twoich oczekiwań. Z kolei wyposażenie narzędzia WMS w funkcjonalności przydatne dla Twojej firmy e-commerce pozwoli zanotować jeszcze lepsze rezultaty i przyspieszy zwrot z inwestycji.

O jakich korzyściach mowa? Po pierwsze system WMS pomoże znacznie usprawnić zarządzanie towarem w magazynie, począwszy od organizacji produktów na półkach po monitorowanie stanów magazynowych. Optymalizacje dokonane w tym obszarze przełożą się na niższe koszty prowadzenia magazynu: prawdopodobnie okaże się, że niewydajne procesy kosztują Cię w tej chwili bardzo dużo.

Jeszcze inną zaletą wprowadzenia systemu WMS jest lepsza obsługa klienta. Prowadząc sklep online wiesz, że doświadczenia zakupowe są dla klientów bardzo istotne, a sam proces zakupu nie kończy się na kliknięciu "kup". Sprawna wysyłka zamówienia, poprawna zawartość paczki czy nawet jej atrakcyjny wygląd pomogą Ci zdobyć lojalnych klientów.

Warto też wiedzieć, że niezawodny system WMS to wygodniejsze warunki pracy Twojego zespołu. Wyzwania, które opisaliśmy w poprzedniej części tego artykułu mogą być zabójcze dla Twojego biznesu, ale oprócz tego negatywnie wpływają na pracowników. Oprogramowanie, które ułatwia pracę, a do tego pomaga uniknąć błędów w realizacji zamówień na pewno zostanie docenione przez ludzi pracujących w magazynie.

Nie zapomnij też o bardzo ważnej kwestii z punktu widzenia managera - system WMS daje Ci dostęp do dokładnych informacji dotyczących produktywności zespołu czy statusu zamówień. Posiadając takie dane, będziesz w stanie pewniej podejmować decyzję o kolejnych usprawnieniach w Twoim sklepie internetowym.

Nasze podejście do zarządzania magazynem w e-commerce

Jako Macopedia od ponad 10 lat pracujemy z firmami z branży e-commerce. Kiedy bliżej poznaliśmy wyzwania naszych klientów, zorientowaliśmy się, że wiele systemów WMS dostępnych na rynku jest raczej dopasowana do tradycyjnych firm handlowych. Takie narzędzia pomagają na przykład zarządzać zapasami czy kompletować duże zamówienia, ale nie wspierają już problemów obecnych w sklepie internetowym takich, jak obsługa stanowisk pakowania.

Naszym celem było znalezienie systemu WMS, którego elastyczność pozwoli na dostosowanie do specyficznych potrzeb obsługi sklepu internetowego. Wypracowaliśmy koncepcję rozwiązania WMS, która zabezpiecza trzy kluczowe obszary realizacji zamówień online: kompletowanie, pakowanie i zarządzanie zwrotami.