Powrót do Bloga

ERP w Sprzedaży B2B i Cyfrowej Transformacji

Nieudane wdrożenia ERP – jak uczyć się na błędach? B2B Master Class, odcinek 27

B2B Master Class z Markiem Macem (myERP.pl)

Tomasz Grzemski, CEO Macopedii, rozmawia z Markiem Macem, CEO myERP.pl, o kluczowej roli systemów ERP w nowoczesnej sprzedaży B2B. Dowiesz się, dlaczego ERP to serce zarządzające korem biznesu i jakie wyzwania (od kosztów wdrożenia po zarządzanie zmianą) stoją przed firmami planującymi cyfrową transformację. To niezbędna wiedza dla każdego menadżera i dyrektora, który chce wykorzystać system ERP do podejmowania strategicznych decyzji i optymalizacji procesów.

Kluczowe punkty odcinka

  • System ERP to serce zarządzające rdzeniem biznesu, a nie całym przedsiębiorstwem.
  • Decyzje o wdrożeniu są często zdominowane przez dyrektorów finansowych lub księgowych, którzy stawiają koszt ponad wartość biznesową i efektywność.
  • Kluczem do udanego wdrożenia jest analiza przedwdrożeniowa oraz gotowość organizacji do standaryzacji i zmiany dotychczasowych procesów.
  • Coraz więcej firm odchodzi od monolitycznych systemów ERP na rzecz architektury Best in Breed, integrując wyspecjalizowane narzędzia (np. PIM, WMS).
  • Modele SaaS/Cloud zyskują na popularności dzięki niższym kosztom wejścia i standaryzacji, ale niosą ryzyko niekontrolowanego wzrostu cen w przyszłości.
  • Nieudane wdrożenia często wynikają ze złego zarządzania projektem i braku kompetencji w łączeniu IT z perspektywą biznesową.

Czym jest system ERP i jaki jest jego cel?

Kilka lat temu system ERP (Enterprise Resource Planning) był powszechnie postrzegany jako narzędzie zarządzające całym przedsiębiorstwem. Obecnie, w obliczu zmian rynkowych i trendów, jego rola zawęża się do zarządzania rdzeniem biznesu. W przypadku firm produkcyjnych ERP koncentruje się na obsłudze procesu produkcyjnego. Serce systemu ERP stanowią dane księgowe oraz Master Data (dane podstawowe). Na polskim rynku występuje multum systemów ERP – małych, średnich i dużych. Wśród najbardziej popularnych wymieniane są m.in. SAP, Comarch, IFS i Soneta. Polskie firmy często obawiają się rozwiązań zagranicznych z powodu specyfiki polskiej księgowości, jednak Marek Mac uspokaja, że w takich przypadkach wsparcie lokalnego partnera jest kluczowe i minimalizuje ryzyko. Fundamentalną radą jest, aby wybierać system, który obsłuży kor biznesu, a nie tylko spełni wymagania księgowej, która historycznie często dominowała w procesie wyboru systemu.

Pułapki decyzyjne i rola dyrektora finansowego

W rozmowie poruszono problem decydentów wdrożeń IT. Zaobserwowano, że kluczową osobą podejmującą decyzję o wdrożeniu ERP jest często dyrektor finansowy, ponieważ działy IT nierzadko są mu podległe. Problem z taką strukturą decyzyjną polega na tym, że system jest oceniany głównie z perspektywy kosztu, a nie potencjalnego zarobku i wartości biznesowej, jaką może wygenerować w sprzedaży. To nastawienie może prowadzić do wyboru tańszego dostawcy, nawet jeśli produkt jest ten sam. Marek Mac stanowczo ostrzega przed taką praktyką, mówiąc, że "jest albo dobrze, albo tanio". Kluczem do udanego wdrożenia jest eksperckość i wartość dodana dostawcy, a nie najniższa cena. Należy pamiętać, że sam produkt, niezależnie od dostawcy, często robi podobne rzeczy, dlatego kluczowe jest to, jak umiejętnie zostanie wdrożony w organizacji.

„Ja już nie raz w życiu się przekonałem, że jest albo dobrze, albo tanio”. – Marek Mac

Wyzwania: Złe nastawienie i mit nieudanego wdrożenia

Wbrew powszechnej opinii, że wdrożenia ERP się nie udają, w większości przypadków firmy kontynuują pracę na wdrożonym systemie, co oznacza, że projekt został zrealizowany. Problemy i mit "nieudanego wdrożenia" często wynikają ze zmęczenia i złego nastawienia organizacji. Główne przyczyny problemów projektowych to:

  1. Chciejstwo i wydłużanie projektu: Nadmierna liczba oczekiwań i wymagań oraz chęć posiadania wszystkiego w jednym systemie wydłuża wdrożenie.
  2. Brak analizy przedwdrożeniowej: Firmy często mają opór przed płaceniem za analizę przedwdrożeniową i pracę konsultantów. Jest to kluczowy element projektu, który pozwala firmie spisać i zweryfikować obecne procesy.
  3. Brak kompetencji IT-Biznes: Nieudane wdrożenia często wynikają ze złego zarządzania projektem przez menedżerów IT, którzy skupiają się na kodzie, a nie na perspektywie biznesowej.
  4. Opór przed zmianą procesów: Jeżeli organizacja decyduje się na nowy system, powinna być gotowa zmienić swoje nawyki i dostosować procesy do standardu nowego systemu, zamiast oczekiwać kosztownej customizacji. Customizacje są złe, ponieważ później generują ból podczas upgrade'ów i aktualizacji, a dostawcy coraz częściej rezygnują z nich na rzecz standaryzacji.
  5. Brak myślenia procesowego: Wiele osób w firmach nie posiada naturalnej umiejętności myślenia procesowego, co utrudnia przygotowanie się do wdrożenia nowego systemu.

„Jeżeli decydujemy się na nowy system... Zmieńmy pewne nawyki. Zmieńmy te procesy”. – Marek Mac

W kontekście zarządzania projektem podkreślono, że dla małych firm idealnym rozwiązaniem jest zatrudnienie zewnętrznego konsultanta, który nie jest ukierunkowany na jeden system, ale potrafi prowadzić złożone projekty IT.

Architektura systemów: Monolit vs. Best in Breed

Podejście do architektury systemów ERP ulega zmianie. Historycznie, systemy te były budowane jako monolity, zawierające moduły do wszystkiego (od floty po e-commerce), co miało zapewniać wygodę jednego dostawcy. Jednak obecnie rynek skłania się ku dekompozycji systemów. Coraz więcej firm przyjmuje architekturę Best in Breed (najlepszy w swojej klasie/kategorii). Polega ona na wyborze wyspecjalizowanych narzędzi (np. zewnętrzny WMS, PIM, DMS) i ich integracji z systemem ERP.

Rola ERP w tym modelu koncentruje się na obsłudze kora biznesu i zapewnieniu prawdziwości danych (Master Data), zwłaszcza księgowych, bilansu i rachunku zysków i strat – tych elementów nie powinno się dewelopować ani innowować wewnętrznie. Tomasz Grzemski zauważa, że nigdy ERP nie będzie najlepszy w kategorii we wszystkich rozwiązaniach, których jest częścią. Nawet więksi dostawcy, jak Comarch, tworzą zewnętrzne, wyspecjalizowane aplikacje, np. Comarch Shipping czy Comarch WMS, które są świetnie zintegrowane z ERP, ale stanowią odrębne rozwiązania.

Modele dystrybucji: SaaS czy chmura?

Systemy ERP stają się dostępne w modelu SaaS/Cloud. Zaletą tego podejścia jest mniejszy próg wejścia finansowego i mniejsze koszty początkowe. Modele chmurowe wymuszają również standaryzację, co jest pozytywne dla standaryzacji procesów w firmie. Wbrew obawom firm, rozwiązania w chmurze są najczęściej bezpieczniejsze niż On-premise, ponieważ objęte są umowami SLA i gwarantują dostęp z każdego miejsca.

Największym ryzykiem modelu SaaS jest brak kontroli nad ceną w przyszłości. Dostawcy mogą podnieść cenę subskrypcji, niekoniecznie z powodu wzrostu kosztów, ale w celu poprawy własnych wyników finansowych. Zalecane jest negocjowanie klauzul rewaloryzacyjnych w umowie. Jeśli firma korzysta z architektury Best in Breed (zdekomponowanej), jest w stanie szybciej przejść na inne rozwiązanie, jeśli dostawca SaaS drastycznie podniesie ceny.

Jeśli chodzi o czas wdrożenia, modelowo projekt ERP trwa do 12 miesięcy. Jednak na rynku widać silny trend do szybkiego wdrożenia standardowego rozwiązania w fazie MVP (Minimum Viable Product), co może zająć nawet 3-4 miesiące. Zdarzają się nawet rekordziści, którzy wdrożyli system w miesiąc, co jest możliwe przy pełnym nastawieniu i gotowości organizacji do przyjęcia standardu. Firmy powinny też co 2-3 lata robić analizę procesów, aby przygotować się do ewentualnej zmiany. Ważne jest, by unikać wdrożeń w piku sprzedażowym, ponieważ pracownicy muszą mieć czas na rzetelne testowanie i przygotowanie się do zmiany.

Podziękowania

Dziękujemy Markowi Macowi, CEO myERP.pl, za udział w cyklu B2B Master Class i niezwykle merytoryczną rozmowę o tym, jak skutecznie integrować systemy ERP z nowoczesnym ekosystemem B2B i e-commerce. Ten odcinek pokazuje, że prawdziwa transformacja cyfrowa zaczyna się tam, gdzie kończy się myślenie o ERP jako o monolicie — a zaczyna podejście Best in Breed, w którym każda funkcja biznesowa korzysta z najlepszego dostępnego narzędzia.

Dzięki doświadczeniu Marka Maca i jego zespołu z myERP.pl słuchacze mogą zrozumieć, dlaczego hermetyczne rozwiązania ERP spowalniają rozwój firm i jak otwarte integracje, automatyzacja oraz elastyczne podejście do architektury systemowej mogą przynieść wymierne korzyści biznesowe — od usprawnienia logistyki po poprawę marży w modelu B2B. To kolejny odcinek B2B Master Class, który udowadnia, że w cyfrowym świecie wygrywają firmy, które potrafią łączyć dane, procesy i technologie w jeden, spójny ekosystem — zwinny, skalowalny i gotowy na przyszłość.

Powiązane treści

Poznaj sprawdzone technologie i dowiedz się, jak krok po kroku połączyć zaplecze magazynowe i księgowe z Twoimi cyfrowymi kanałami sprzedaży. Poniższe materiały uchronią Cię przed kosztownymi pułapkami podczas digitalizacji Twojego przedsiębiorstwa.