Ochrona danych osobowych (RODO) w relacjach B2B – zasady powierzania danych
W relacjach B2B ochrona danych osobowych nabiera szczególnego znaczenia, zwłaszcza w kontekście imiennych adresów e-mail, danych kontaktowych kontrahentów czy informacji przetwarzanych na platformach e-commerce. Mimo że RODO często kojarzone jest wyłącznie z relacją firma–konsument, jego przepisy mają zastosowanie również do danych osobowych osób fizycznych działających w imieniu firm. Zgodnie z przepisami RODO, dane osobowe w firmie B2B należy traktować z należytą starannością i zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.
W artykule, opartym na 10. odcinku cyklu B2B Master Class, przedstawione zostały praktyczne zasady przetwarzania danych, błędy związane z powierzeniem danych osobowych oraz konsekwencje prawne wynikające z braku świadomości obowiązków informacyjnych. Omawiamy temat ochrony danych w relacjach B2B z uwzględnieniem szczegółowych regulacji i rekomendowanych praktyk dotyczących ochrony danych osobowych.
Jak wygląda wdrażanie ochrony danych osobowych – największe błędy w przetwarzaniu danych w marketingu B2B
Choć rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wielu firmom kojarzy się z biurokratycznym obowiązkiem, skuteczne przetwarzanie danych osobowych w marketingu B2B to proces dynamiczny i ciągły. Na bazie rozmowy Tomasza Grzemskiego (Makopedia) z mec. Katarzyną Antkowiak, przedstawiamy kluczowe błędy i rekomendacje związane z przetwarzaniem ich danych.
Dlaczego RODO ma znaczenie w marketingu B2B?
- Dane osobowe to aktywo – wyciek adresów e-mail może skutkować stratami sprzedażowymi i kryzysem wizerunkowym.
- Adres e-mail to dane osobowe – identyfikuje osobę fizyczną, więc jego przetwarzanie musi być zgodne z RODO.
- Kary rosną – od 2021 r. urząd ochrony danych osobowych częściej karze sektor B2B, zwłaszcza za brak zgody na przetwarzanie danych.
Najczęstsze błędy i ich rozwiązania
- Papierowe archiwa – brak elektronicznego rejestru czynności przetwarzania. Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego workflow.
- Brak szkoleń – zespół nie rozumie zasad ochrony danych. Rozwiązanie: mikro-szkolenia i cheat-sheety.
- Nieprawidłowe podstawy prawne – mailing bez zgody lub bez uzasadnionego interesu. Rozwiązanie: warstwowy obowiązek informacyjny i zgody na przetwarzanie danych osobowych.
- Silosy danych – brak spójności między działami. Rozwiązanie: centralizacja i DPO.
- Nieaktualna polityka prywatności – nie uwzględnia nowych narzędzi. Rozwiązanie: przegląd co 6 miesięcy i dostosowanie do nowych procesów przetwarzania danych.
Aspekty prawne – zasady przetwarzania danych, RODO a marketing B2B
Firmy wdrażające platformy B2B e-commerce powinny stosować się do zasad ochrony danych osobowych, szczególnie na etapie projektowania (privacy by design). Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami RODO i opierać się na analizie ryzyka oraz zgodności z przepisami RODO.
Każdy administrator powinien określić:
- kto przetwarza dane osobowe,
- gdzie będą przechowywane,
- jakie zabezpieczenia danych zostaną wdrożone.
W przypadku współpracy z firmą IT konieczne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Taka umowa powierzenia danych powinna być szczegółowa i odzwierciedlać realny podział odpowiedzialności między podmiotami, z uwzględnieniem upoważnienia do przetwarzania danych.
Analiza ryzyka i audyt procesów przetwarzania danych muszą być cyklicznie odnawiane, zwłaszcza przy wprowadzaniu nowych funkcjonalności. Administrator danych powinien mieć kontrolę nad całym cyklem życia danych, a dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia.
Polityka prywatności firmy – rola i znaczenie w relacjach B2B
Polityka prywatności to nie tylko dokument spełniający wymagania RODO, ale przede wszystkim narzędzie budowania zaufania w kontaktach B2B. Jej rola rośnie wraz z koniecznością przejrzystego informowania o przetwarzaniu danych.
Właściwie przygotowana polityka prywatności powinna:
- wskazywać administratora danych,
- definiować cele przetwarzania danych,
- opisywać prawa osoby, której dane są przetwarzane,
- zawierać informacje dotyczące powierzenia przetwarzania danych oraz zasad ich dalszego przetwarzania.
Profesjonalna polityka prywatności wspiera obowiązek informacyjny, porządkuje komunikację i ogranicza ryzyko prawne. W kontekście ochrony danych osobowych pełni funkcję informacyjną i dowodową.
Transgraniczne przetwarzanie danych osobowych w B2B – USA, Ukraina, Unia Europejska a RODO
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich wiąże się z obowiązkami prawnymi. W przypadku firm B2B korzystających z Google, Adobe czy Microsoft należy weryfikować, czy podmiot posiada certyfikat w ramach Data Privacy Framework. Gdy taki certyfikat nie został przyznany, konieczne jest stosowanie standardowych klauzul umownych.
W relacjach z podmiotami spoza EOG (np. Ukraina), przetwarzanie danych osobowych wymaga dodatkowej analizy ryzyka. Warto zadbać o politykę prywatności w języku docelowym oraz jasno określić podstawy prawne przetwarzania danych np. zgody na przetwarzanie danych osobowych.
W przypadku braku certyfikacji, administrator danych musi samodzielnie zabezpieczyć dane osobowe do przetwarzania i przygotować odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Konieczne jest zapewnienie zgodności z zasadami RODO oraz zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem.
Kary za naruszenie RODO w B2B – jakie sankcje grożą firmom i jak ich uniknąć?
Zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), kary mogą wynosić do 20 mln euro lub 4% obrotu. Sankcje są zależne od rodzaju naruszenia i podejścia firmy do przetwarzania danych.
Kary dotyczą m.in.:
- przetwarzania danych bez podstawy prawnej,
- braku analizy ryzyka,
- nieprawidłowego przechowywania danych osobowych,
- braku zgłoszenia incydentu do prezesa urzędu ochrony danych osobowych.
W sytuacji incydentu firma musi:
- zabezpieczyć źródło danych,
- poinformować podmioty danych,
- zgłosić incydent do PUODO w ciągu 72 godzin.
Wcześniejsze opracowanie procedur, upoważnienia do przetwarzania danych, środki zabezpieczające i polityki retencji to elementy, które mogą znacznie ograniczyć odpowiedzialność firmy w przypadku wycieku danych osobowych.
Podsumowanie – RODO w B2B to proces, nie jednorazowy obowiązek
Zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych to ciągły proces, który wymaga zaangażowania wszystkich działów firmy B2B. Od polityki prywatności, przez analizę ryzyka, po reagowanie na incydenty – procesy przetwarzania danych muszą być spójne i regularnie aktualizowane. Kluczowe jest zapewnienie swobodnego przepływu danych i ograniczenie zbiorów danych tylko do niezbędnych.
Jak Macopedia wspiera firmy B2B w obszarze ochrony danych osobowych?
Macopedia specjalizuje się w wdrażaniu platform e-commerce zgodnych z RODO. Pomagamy klientom:
- przygotować umowy powierzenia przetwarzania danych,
- opracować polityki prywatności i klauzule informacyjne,
- przeprowadzić analizę ryzyka (DPIA),
- zintegrować systemy CRM z modułami przetwarzania danych,
- opracować procedury zgłaszania naruszeń.
Macopedia to partner, który zna temat RODO i rozumie B2B. Chcesz wiedzieć, czy Twoja firma przetwarza dane zgodnie z RODO? Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc zapewnić zgodność z przepisami RODO w Twoim biznesie.