Akeneo ikona technologii

Jak wdrożyć system PIM?

Wdrożenie systemu PIM (product information management) to szansa dla firm na lepsze zarządzanie informacją produktową i lepsze doświadczenia zakupowe dla klientów. Sam proces wdrożenia PIM będzie wymagać dokonania pewnych przygotowań, zanim uruchomi się odpowiednie oprogramowanie. 

W tym artykule przedstawimy krok po kroku proces wprowadzenia narzędzia PIM do firmy. Zanim przejdziemy do szczegółów, przedstawimy krótko największe korzyści płynące z zarządzania informacją produktową.

Jakie są zalety systemów PIM?

Aplikacja PIM to miejsce, gdzie możesz w jednym miejscu przechowywać i aktualizować informacje o oferowanych przez Twoją firmę produktach oraz cyfrowe zasoby związane z tymi produktami. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia utrzymanie wysokiej jakości danych, które Twój zespół wykorzysta w różnych kanałach sprzedażowych: sklepie internetowym, drukowanym katalogu czy aplikacji mobilnej Twojej marki.

Kiedy Twoi pracownicy mają do dyspozycji oprogramowanie PIM, dużo łatwiej jest im zauważyć niespójne informacje produktowe czy brakujące dane. Cały proces zarządzania informacją produktową będzie bardziej wydajny, a klienci będą mieli do dyspozycji precyzyjne i spójne dane o produkcie.

Przeczytaj więcej o korzyściach wynikających z wdrożenia systemu PIM.

Wdrożenie systemu PIM dla biznesów bez e-commerce

Jako Macopedia mieliśmy okazję pracować z firmami z różnych branż. Przeprowadzając wdrożenia PIM zauważyliśmy sporą różnicę między organizacjami, które posiadają sklep internetowy i tymi bez e-commerce. Firmy, które mają działający sklep online, zazwyczaj posiadają już jakiś system zarządzania danymi o produktach, chociaż może on być mało efektywny. Inne biznesy często muszą zaczynać od zera, jeśli chodzi o zbieranie i organizowanie informacji produktowych. Z tego powodu zdecydowaliśmy się opisać oba przypadki osobno. Zaczniemy od sytuacji, w której Twoja firma nie ma jeszcze systemu organizacji informacji o produktach.

Trzeba pamiętać, że zakres pomocy sprawdzonego partnera technologicznego będzie dużo szerszy niż tylko aktywowanie oprogramowania PIM czy dodanie potrzebnych integracji. W Macopedii współpracujemy z naszymi klientami już na etapie stworzenia przejrzystej struktury danych produktowych i zaprojektowania całego procesu na zarządzanie nimi. Jednym z pierwszym kroków jest najczęściej przeanalizowanie oferty firmy i zdefiniowanie rodzin produktowych.

Identyfikacja rodzin produktowych

Jeśli jesteś producentem lub dystrybutorem produktów, to być może nie posiadasz wydzielonej przestrzeni do przechowywania informacji produktowej. Jest szansa, że posługujesz się arkuszem kalkulacyjnym, a może umieszczasz detale na temat produktów w firmowym systemie ERP. Niezależnie od tego, jaka jest sytuacja wyjściowa, warto poświęcić trochę czasu na analizę produktów oferowanych przez Twoją firmę.

Jednym z pierwszych zadań dla Ciebie będzie zebranie wszystkich dostępnych szczegółów produktowych, których pewnie trzeba będzie poszukać w różnych systemach czy dokumentach używanych w firmie. Następnie wspólnie zidentyfikujemy rodziny produktowe. Do czego się one przydają?

Aby opisać jakikolwiek produkt z Twojej oferty, trzeba będzie uzupełnić zestaw jego cech. Te cechy, czy inaczej atrybuty, będą czasem przydatne tylko dla konkretnego typu produktu. Na przykład, "wysokość obcasa" będzie bardzo pomocna do opisywania obuwia, ale nie przyda się już do uzupełnienia informacji o ubraniach czy innych akcesoriach. Wyobraź sobie, że posiadasz jeden uniwersalny szablon opisu produktu, który zawiera wszystkie możliwe cechy przedmiotów dostępnych w Twojej ofercie. Uzupełnianie takiego szablonu będzie dużo bardziej czasochłonne, a i tak wiele pól pozostanie pustych. Rodziny produktowe pozwalają na ustalenie zestawu atrybutów charakterystycznych dla danego typu towarów. Dzięki temu proces opisywania produktu jest krótszy, a klienci zobaczą tylko istotne dla danego przedmiotu dane.

Identyfikacja atrybutów produktowych

Wiesz już, że ustalenie zestawu potrzebnych atrybutów dla każdej rodziny produktowej może przynieść spore korzyści. Trzeba jednak pamiętać o praktycznym podejściu do tworzenia takich list atrybutów. Zazwyczaj polecamy naszym klientom ustalenie swego rodzaju MVP dla atrybutów, zdefiniowanie np. 20 cech na dany przedmiot. Kiedy ten cel zostanie osiągnięty, można będzie dodawać nowe cechy. Jeśli liczba atrybutów będzie zbyt ambitna, to proces uzupełniania danych może zająć bardzo dużo czasu, a dodanie nowych produktów do oferty nie będzie szybką operacją. Lepszym podejściem jest wyjście od atrybutów, które są niezbędne i późniejsze rozbudowywanie informacji.

Identyfikacja źródeł danych

Wdrażając system PIM, musimy poszukać potencjalnych źródeł danych produktowych. Bywa, że firma jest w 100% odpowiedzialna za ich stworzenie – tak jest najczęściej w przypadku producentów. W innych wypadkach można poprosić o odpowiednie dane kontrahentów czy dostawców lub poszukać ich w gotowych bazach danych typu Brandbank.

Analiza eksportu danych

Ważnym etapem wdrożenia PIM jest również ustalenie wymagań dotyczących eksportu danych. Badamy tutaj potrzeby firmy i zastanawiamy się, czy np. udostępnienie dystrybutorom informacji produktowych pomoże spełnić cele biznesowe. Jeśli tak, to funkcje potrzebne do eksportu danych jesteśmy w stanie zaplanować już teraz.

Integracja z systemami firmy

Organizacje polegają na różnych aplikacjach do zaspokojenia swoich biznesowych potrzeb – wdrożenie systemu PIM jest świetną okazją do włączenia go w sprawnie działający organizm. Jedną z podstawowych integracji będzie chociażby połączenie narzędzia PIM z systemem ERP. Dzięki temu łatwiej będzie zachować spójny indeks produktu w obu miejscach.

Wdrożenie workflow i uprawnień

Ten krok będzie szczególnie doceniony przez większe zespoły. Nowoczesne systemy PIM takie jak Akeneo pozwalają na zaawansowaną kontrolę uprawnień i projektowanie specjalnych procesów akceptacji. W rezultacie proces edycji informacji produktowej może odzwierciedlać strukturę i mechanizmy obecne w Twojej firmie, a doświadczeni pracownicy mogą czuwać nad jakością danych. Taki "workflow" pozwoli zaoszczędzić czas, ale też zminimalizować ryzyko opublikowania błędnych informacji. 

Migracja danych i uruchomienie PIM

Kiedy dane produktowe są już dobrze przygotowane, można przenieść je do aplikacji PIM tak, żeby były dostępne w jednym miejscu, a zespół mógł sprawnie nimi zarządzać.

Wdrożenie systemu PIM dla firm z e-commerce

Firmy ze sklepem internetowym najczęściej mają już jakieś miejsce do przechowywania danych o produktach. Zazwyczaj nie są w 100% zadowolone z obecnego procesu na zarządzanie informacją produktową – stąd decyzja o wdrożeniu PIM, ale rzadko trzeba zaczynać od samego początku. W tej sytuacji ogromne znaczenie ma odpowiednia migracja danych.

Ciągły proces migracji danych

Współpracując z firmami e-commerce, nie korzystamy z jednorazowej migracji danych. Zamiast tego stawiamy na ciągły proces przenoszenia danych, aż PIM system zostanie uruchomiony.

Integracja z systemami firmy

Podobnie jak w przypadku firm bez sklepu internetowego, biznesy e-commerce też często decydują się na połączenie aplikacji PIM i systemu ERP. Oprócz tego kluczowa będzie integracja z platformą sklepową tak, aby publikowanie informacji o produktach w sklepie online było proste.

Wdrożenie workflow i uprawnień

Nawet wielkim sklepom internetowym zdarzają się wpadki takie, jak opublikowanie błędnych opisów produktów czy wypuszczenie w świat testowych treści. O ile literówki nie będą ogromnym problemem, to błędy w atrybutach produktowych mogą skończyć się większą liczbą zwrotów i frustracją klientów. Aby upewnić się, że tylko zaakceptowane dane trafią do sklepu, warto wprowadzić procesy akceptacji bezpośrednio w narzędziu PIM. Wprowadzone zmiany będą musiały być sprawdzone i potwierdzone przez określonych pracowników. Dodatkowo można wybrać członków zespołu odpowiedzialnych za różne kategorie produktów – takie rozwiązanie przyda się w sporych zespołach z bardzo wyspecjalizowanymi pracownikami.

Uruchomienie PIM

Ostatni etap wdrożenia PIM to przepięcie oficjalnej wersji treści do narzędzia PIM. Dzięki temu, że migracja danych odbywała się w sposób ciągły, ten krok można przeprowadzić sprawnie i w bezpieczny sposób.

Jakie narzędzie PIM wybrać?

Decyzja o tym, jaki system PIM wybrać, będzie w dużej mierze zależeć od konkretnych potrzeb Twojego biznesu, ale i tak warto pamiętać, że pudełkowe rozwiązanie PIM należy wyposażyć w rozwiązania i integracje ściśle dostosowane do indywidualnych wymagań.

Najczęściej rekomendujemy naszym klientom Akeneo PIM, ponieważ jest to bardzo elastyczne oprogramowanie, które można dopasować do różnych sytuacji. Jest ono też wyposażone w świetne API, które pozwala na integrację z innymi narzędziami, których Twoja firma używa. Możesz przeczytać więcej o tych i innych zaletach Akeneo tutaj.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pozwolił Ci lepiej zrozumieć poszczególne etapy wdrożenia PIM. Niezależnie od tego, jakie narzędzie wybierzesz, warto będzie przygotować się do jego uruchomienia poprzez zorganizowanie informacji produktowej i poszukanie możliwości optymalizacji całego procesu zarządzania danymi. Doświadczony partner technologiczny będzie w stanie przeprowadzić Cię przez kolejne kroki wprowadzania PIM do firmy i zasugeruje rozwiązania, które przyspieszą zwrot z tej inwestycji.

Jesteś na etapie poszukiwań niezawodnych developerów e-commerce? Odezwij się do nas i umów konsultację – opowiemy, w jaki sposób możemy wesprzeć Twoją firmę najnowocześniejszymi rozwiązaniami technologicznymi.