Die PIM-Systeme (Product Information Management) sind dafür verantworlich, produktrelevante Daten zentral zu verwalten und das Einkaufserlebnis zu optimieren. Der Implementierungsprozess selbst erfordert einige Vorbereitungen, bevor die Software eingesetzt werden kann.
In diesem Artikel beschreiben wir Schritt für Schritt die Implementierung eines PIM-Tools in Ihrem Unternehmen. Bevor wir ins Detail gehen, wollen wir kurz die größten Vorteile des Produktinformationsmanagements skizzieren.
Was sind die Vorteile von PIM-Systemen?
In der PIM-App können Sie Informationen über die von Ihrem Unternehmen angebotenen Produkte und die mit diesen Produkten verbundenen digitalen Assets an einem zentralen Ort speichern und aktualisieren. Mit einer solchen Lösung ist es viel einfacher, qualitativ hochwertige Daten zu pflegen, die Ihr Team in verschiedenen Verkaufskanälen verwenden kann: Online-Shop, Printkatalog oder die mobile App.
Eine PIM-Software ermöglicht Ihren Mitarbeitern, inkonsistente Produktinformationen oder fehlende Daten viel einfacher zu erkennen. Der gesamte Verwaltungsprozess von Produktinformationen wird effizienter, und den Kunden werden genaue und konsistente Produktdaten zur Verfügung gestellt.
Lesen Sie mehr über die Vorteile eines PIM-Systems.
Einführung eines PIM-Systems für Unternehmen ohne E-Commerce
Als Macopedia hatten wir die Gelegenheit mit Unternehmen aus zahlreichen Branchen zusammenzuarbeiten. Bei der Implementierung von PIM-Systemen haben wir einen enormen Unterschied zwischen Unternehmen mit einem Online-Shop und solchen ohne E-Commerce-Bereich festgestellt. Unternehmen, die einen funktionierenden Online-Shop haben, verfügen in der Regel bereits über ein Produktdatenmanagement-System, auch wenn es vielleicht nicht sehr effektiv ist. Andere Unternehmen müssen oft bei null anfangen, wenn es um das Erheben und Verwalten von Produktinformationen geht. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, beide Fälle getrennt zu beschreiben. Wir beginnen mit der Beschreibung einer Situation, in der kein Produktinformationsmanagement vorhanden ist.
Es ist wichtig, zu beachten, dass die Unterstützung durch einen bewährten technologischen Partner weit über die bloße Aktivierung der PIM-Software oder die erforderliche Integration hinausgehen wird. Bei Macopedia arbeiten wir mit unseren Kunden bereits beim Aufbau einer klaren Struktur der Produktdaten und bei der Gestaltung des gesamten Verwaltungsprozesses zusammen. Einer der ersten Schritte besteht in der Regel darin, das Angebot des Unternehmens zu analysieren und Produktfamilien zu definieren.
Identifizierung von Produktfamilien
Wenn Sie ein Hersteller oder Vertreiber von Produkten sind, haben Sie möglicherweise keinen speziellen Raum für die Speicherung von Produktinformationen. Wahrscheinlich verwenden Sie eine Tabellenkalkulation, oder Sie geben die Produktdetails in das ERP-System Ihres Unternehmens ein. Unabhängig von der Ausgangssituation lohnt es sich, einige Zeit in die Analyse der von Ihrem Unternehmen angebotenen Produkte zu investieren.
Eine Ihrer ersten Aufgaben wird es sein, alle verfügbaren Produktdaten zu sammeln, die Sie wahrscheinlich in den verschiedenen Systemen oder Dokumenten des Unternehmens suchen müssen. Anschließend werden wir gemeinsam die Produktfamilien identifizieren. Wozu sind sie nützlich?
Um ein Produkt aus Ihrem Sortiment zu beschreiben, müssen Sie eine Reihe von Merkmalen angeben. Diese Merkmale bzw. Attribute sind manchmal nur für eine bestimmte Produktart von Nutzen. So ist z. B. „Absatzhöhe“ sehr hilfreich für die Beschreibung von Schuhen, aber nicht mehr für die Vervollständigung von Informationen über Kleidung oder andere Accessoires. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine universelle Produktbeschreibungsvorlage, die alle möglichen Merkmale der in Ihrem Angebot verfügbaren Artikel enthält. Das Ausfüllen einer solchen Vorlage ist sehr viel zeitaufwändiger, und viele Felder werden ohnehin leer bleiben. Produktfamilien ermöglichen es Ihnen, eine Reihe von Attributen festzulegen, die für eine bestimmte Art von Waren charakteristisch sind. Dadurch wird der Prozess der Produktbeschreibung kürzer, und die Kunden sehen nur die relevanten Daten für einen bestimmten Artikel.
Identifizierung von Produktattributen
Sie wissen bereits, dass die Festlegung einer Reihe von erforderlichen Attributen für jede Produktfamilie hilfreich sein kann. Sie müssen jedoch die praktische Vorgehensweise bei der Erstellung solcher Listen beachten. In der Regel empfehlen wir unseren Kunden, eine Art MVP für Attribute zu erstellen und beispielsweise 20 Attribute pro Artikel zu definieren. Anschließend können neue Attribute hinzugefügt werden. Bei einer zu hohen Anzahl von Attributen kann die Datenvervollständigung und das Hinzufügen neuer Produkte sehr lange dauern. Besser ist es also, mit den wesentlichen Attributen zu beginnen und die Informationen später zu ergänzen bzw. zu erweitern.
Identifizierung von Datenquellen
Bei der Implementierung eines PIM-Systems muss nach potenziellen Quellen für Produktdaten gesucht werden. Manchmal ist das Unternehmen zu 100% für die Erstellung verantwortlich – dies ist meistens bei Herstellern der Fall. In anderen Fällen können die Daten bei Auftragnehmern oder Lieferanten abgefragt, oder in fertigen Datenbanken, wie Brandbank, ausgelesen werden.
Analyse des Datenexports
Ein wichtiger Schritt bei der Einführung eines PIM-Systems ist auch die Festlegung der Anforderungen für den Datenexport. Hier untersuchen wir die Bedürfnisse des Unternehmens und überlegen, ob beispielsweise die Bereitstellung von Produktinformationen für Händler zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt. Wenn ja, können die für den Datenexport benötigten Funktionen geplant werden.
Integration mit anderen Unternehmenssystemen
Unternehmen sind auf eine Vielzahl von Anwendungen angewiesen, um ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen – die Implementierung eines PIM-Systems stellt eine großartige Gelegenheit dar, es zu einer reibungslos funktionierenden Struktur zu verbinden. Eine der wichtigsten Schritte wird zumindest die Integration von PIM und ERP sein. Dies ermöglicht, einen konsistenten Produktindex in beiden Tools zu pflegen.
Workflow und Berechtigungen
Dieser Schritt wird besonders von größeren Teams geschätzt. Moderne PIM-Systeme wie Akeneo ermöglichen eine erweiterte Berechtigungskontrolle und die Gestaltung spezieller Genehmigungsprozesse. So kann die Bearbeitung von Produktinformationen die Struktur und die Mechanismen in Ihrem Unternehmen widerspiegeln, und erfahrene Mitarbeiter können die Qualität der Daten überwachen. Ein solcher „Workflow“ spart Zeit und reduziert das Risiko, falsche Informationen zu veröffentlichen.
Datenmigration und PIM-Inbetriebnahme
Sobald die Produktdaten gut vorbereitet sind, können sie in das PIM übertragen werden, sodass sie an einem Ort verfügbar sind und effizient verarbeitet werden können.
PIM-Einführung im E-Commerce-Unternehmen
Wie wir bereits erwähnt haben, haben E-Commerce-Unternehmen ihre Produktdaten normalerweise bereits irgendwo gespeichert. In der Regel sind sie mit dem derzeitigen Prozess für das Produktinformationsmanagement nicht zu 100% zufrieden – folglich die Entscheidung, ein PIM-System einzuführen. In diesem Fall ist es nicht notwendig, bei null zu beginnen. In dieser Situation ist eine ordnungsgemäße Datenmigration entscheidend.
Kontinuierlicher Datenmigrationsprozess
Bei der Arbeit mit E-Commerce-Unternehmen verlassen uns auf keine einmaligen Datenmigrationen. Stattdessen setzen wir auf einen kontinuierlichen Prozess der Datenübertragung, bis das PIM-System betriebsbereit ist.
Integration mit anderen Unternehmenssystemen
Wie Unternehmen ohne Online-Shop entscheiden sich auch E-Commerce-Unternehmen häufig für die Integration von PIM und ERP. Darüber hinaus ist die Integration mit der E-Commerce-Plattform entscheidend, damit die Veröffentlichung von Produktinformationen im Online-Shop reibungslos verläuft.
Workflow und Berechtigungen
Auch großen Online-Shops unterlaufen Fehler, wie z. B. die Veröffentlichung falscher Produktbeschreibungen oder die Freigabe von Testinhalten. Während Tippfehler kein großes Problem darstellen, können Fehler bei den Produkteigenschaften zu mehr Rücksendungen und schlechten Kundenbewertungen führen. Um sicherzustellen, dass nur akzeptierte Daten im Shop veröffentlicht werden, empfiehlt es sich, Genehmigungsprozesse direkt im PIM-Tool einzurichten. Die vorgenommenen Änderungen müssen von bestimmten Mitarbeitern überprüft und bestätigt werden. Zusätzlich können Sie Teammitglieder auswählen, die für verschiedene Produktkategorien zuständig sind – eine solche Lösung ist in großen hochspezialisierten Teams nützlich.
Inbetriebnahme einer PIM-Lösung
Der letzte Schritt bei der PIM-Implementierung ist der Umzug der endgültigen Inhalte in das PIM-Tool. Durch die kontinuierliche Migration der Daten kann dieser Schritt reibungslos und sicher durchgeführt werden.
PIM richtig auswählen
Die Entscheidung für ein PIM-System hängt weitgehend von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Dennoch sollten Sie ins Auge fassen, eine PIM-Komplettlösung mit Lösungen und Integrationen auszustatten, die genau auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind.
Unseren Kunden empfehlen wir in der Regel Akeneo PIM, weil es eine sehr flexible Software ist, die an unterschiedliche Situationen angepasst werden kann. Außerdem verfügt es über eine großartige API, die die Integration mit anderen in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools ermöglicht. Mehr über diese und andere Vorteile von Akeneo können Sie hier nachlesen.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen ein besseres Verständnis für die verschiedenen Schritte der PIM-Einführung vermittelt hat. Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden, lohnt es sich, die Implementierung vorzubereiten, indem Sie die Produktinformationen erheben und nach Möglichkeiten zur Optimierung des gesamten Datenverwaltungsprozesses suchen. Ein erfahrener Technologie-Partner ist in der Lage, Sie bei der Einführung eines PIM-Systems in Ihrem Unternehmen zu begleiten und Lösungen vorzuschlagen, die Wachstum beschleunigen und ROI generieren.
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