Rechnungen, Lieferscheine und offene Posten des Kunden an einem Ort, ohne Anruf
Rechnungen, Belege, Korrekturen und Lieferscheine kommen aus dem ERP und stehen an den Bestellungen im Kundenkonto. Der Kunde sieht, was bezahlt ist, was überfällig ist und wie hoch der Saldo ist. Er lädt ein PDF mit KSeF-QR-Code herunter und erhält eine E-Mail, wenn eine Rechnung ausgestellt wird.
Wozu das dient
Die Buchhaltung des Kunden ruft wegen einer Rechnungskopie an
Das reine Magento kennt nur die Bestellhistorie und die eigenen Rechnungen der Plattform, die nichts mit den Dokumenten aus Ihrem ERP zu tun haben. Die Buchhalterin des Kunden findet im Shop keine Antwort auf einfache Fragen: Wofür wurde die Rechnung gestellt, was ist unbezahlt, was ist überfällig und wie hoch ist der Saldo.
Für jede dieser Antworten ruft sie den Kundenbetreuer oder Ihre Buchhaltung an. Rechnungskopie, Lieferschein zur Warenannahme und Saldenbestätigung gehen per E-Mail, von Hand.
Rechnungen und offene Posten
Was es im Shop tut
ERP-Dokumente an der Bestellung
Rechnung oder Beleg, Korrektur und Lieferschein sind an der Bestellung sichtbar, die sie betreffen. Eine Sammelrechnung für mehrere Bestellungen ist mit jeder von ihnen verknüpft.
Reiter Offene Posten
Die Dokumentenliste des Unternehmens mit Filtern nach Art, Datum, Nummer und Zahlungsstatus, auch „überfällig„. Über der Liste die Summe zu zahlen, davon überfällig, und der Saldo aus dem ERP.
Zahlungsstatus und Überfälliges
Zu zahlender Betrag und Status kommen aus dem ERP, auch bei Teilzahlungen. Der Shop kennzeichnet überfällige Dokumente selbst, und das Projekt kann darauf aufbauend neue Bestellungen sperren.
PDF mit Daten und Logo des Verkäufers
Der Shop setzt den Ausdruck aus den vom ERP gesendeten Daten zusammen: Rechnung, Beleg und Korrektur mit Werten, Lieferschein nur mit Mengen. Die Datei lädt nur herunter, wer sie sehen darf.
KSeF-Nummer und QR-Code
Eine im polnischen E-Rechnungssystem (KSeF) ausgestellte Rechnung zeigt ihre Nummer und auf dem Ausdruck einen QR-Code aus dem Prüflink des ERP. An KSeF sendet die Rechnung Ihr ERP, nicht der Shop.
E-Mail über eine ausgestellte Rechnung
Nach Ausstellung einer Rechnung oder eines Belegs erhalten der Besteller und die Buchhaltung des Kunden eine E-Mail mit Nummer, Betrag, Fälligkeit, KSeF-Nummer und Link zum PDF.
Wie es im Shop aussieht
Rechnungen und offene Posten auf den Bildschirmen des Demo-Shops
Echte Bildschirme, keine Mockups. Der Demo-Shop läuft auf Polnisch; ein Projekt wird in den Sprachen Ihres Shops ausgeliefert. Klicken Sie eine Zeile an, und wo es eine Telefonansicht gibt, wechseln Sie die Ansicht oder vergrößern Sie.
Offene Posten des Unternehmens: zu zahlender Betrag, Überfälliges und Liste von Rechnungen, Korrekturen und Lieferscheinen 
Offene Posten gefiltert auf überfällige Rechnungen 
Überfällige Rechnung mit zu zahlendem Betrag und Überweisungsdaten 
Teilweise bezahlte Rechnung mit Restbetrag 
Korrekturrechnung mit Bezug zur korrigierten Rechnung 
Lieferschein mit Bezug zu einer Bestellung 
Dashboard des Einkäufers: Kreditlimit, Abrechnungen mit Überfälligem, Aufgaben und letzte Bestellungen
01 / 07
Wer es nutzt
Jede Rolle bekommt, was sie bei der Arbeit braucht
Einkäufer
Findet an seiner Bestellung Lieferschein und Rechnung und lädt das PDF jederzeit herunter. Wer die Bestellung sieht, sieht auch ihre Dokumente.
Firmenadministrator
Sieht alle Dokumente des Unternehmens, Überfälliges und den Saldo. Legt die Buchhaltungsadresse fest, an die die Rechnungs-E-Mails gehen.
Kundenbetreuer
Sieht Dokumente und Überfälliges der Unternehmen seines Portfolios, sodass das Gespräch über eine Sperre oder Zahlung auf denselben Zahlen läuft wie beim Kunden.
Kundenservice
Hat im Panel alle ERP-Dokumente an Bestellungen und Unternehmen. Verschickt die Rechnungs-E-Mail mit einem Klick erneut, statt die Datei zu suchen.
Beispiel aus der Praxis
Delta Hurt und das Monatsende beim Kunden
01 Ware ausgegeben, Lieferschein im Konto
Marek von Termo-Bud nimmt die Ware entgegen. Der Lieferschein aus dem ERP von Delta Hurt steht schon an der Bestellung, also prüft er die Mengen am Telefon.
02 Eine Rechnung für drei Bestellungen
Delta Hurt stellt eine Sammelrechnung für die Bestellungen dreier Mitarbeiter von Termo-Bud aus und sendet sie aus seinem ERP an KSeF. Der Shop erhält das Dokument zusammen mit der KSeF-Nummer.
03 Die E-Mail erreicht die Buchhaltung
Die Rechnung betrifft Bestellungen mehrerer Personen, also geht eine E-Mail an die vom Firmenadministrator festgelegte Buchhaltungsadresse.
04 Die Buchhalterin prüft Überfälliges
Ewa von Termo-Bud filtert die offenen Posten nach „überfällig„ und sieht eine Rechnung zu zahlen. Sie lädt das PDF mit QR-Code herunter und veranlasst die Überweisung.
05 Anna muss nicht suchen
Kundenbetreuerin Anna sieht dieselben Dokumente im Panel. Nach der Zahlung schickt das ERP einen neuen Status, und die Rechnung ist nicht mehr überfällig.
Für die IT
Woher die Daten kommen und wie man das integriert
Dokumente, Zahlungsstatus, Saldo und Buchhaltungsadresse kommen über Maconnector aus dem ERP in die REST-API. Der Schreibvorgang ist idempotent nach der Dokumentkennung im ERP, mit einer eigenen leichten Route nur für den Zahlungsstatus und einer Massenvariante für Stapel.
Das ERP sendet den vollständigen Inhalt des Dokuments, und der Shop setzt daraus das PDF zusammen. Ein historischer Import versendet keine E-Mails.
Die nativen Magento-Rechnungen bleiben im Hintergrund für Zahlungen und Rückerstattungen, aber der Kunde sieht sie nicht. Die Kontoansichten sind auf Hyvä gebaut.
FAQ
Fragen: Rechnungen und offene Posten
Stellt der Shop Rechnungen aus und sendet sie an KSeF?
Sieht der Kunde Rechnungen für telefonisch aufgegebene Bestellungen?
Wer beim Kunden sieht welche Dokumente?
Worin unterscheidet sich das von Adobe Commerce B2B?
Wir zeigen Ihnen das auf den Daten Ihres Unternehmens
Die Demo läuft auf einem Szenario aus Ihrem Vertrieb: Ihre Kunden, Ihre Preislisten, Ihr ERP. Nach einer Stunde wissen Sie, was Sie sofort bekommen und was wir im Projekt einrichten.