Faktury, WZ i rozrachunki klienta w jednym miejscu, bez telefonu
Faktury, paragony, korekty i WZ przychodzą z ERP i stoją przy zamówieniach na koncie klienta. Klient widzi, co jest zapłacone, co po terminie i ile wynosi saldo. Pobiera PDF z kodem QR KSeF i dostaje maila, gdy faktura zostanie wystawiona.
Po co to jest
Księgowość klienta dzwoni po duplikat faktury
Samo Magento zna tylko historię zamówień i własne faktury platformy, które nie mają nic wspólnego z dokumentami z Waszego ERP. Księgowa klienta nie znajdzie w sklepie odpowiedzi na proste pytania: na co wystawiono fakturę, co jest niezapłacone, co jest po terminie i ile wynosi saldo.
Po każdą taką odpowiedź dzwoni do opiekuna albo do Waszej księgowości. Duplikat faktury, WZ do odbioru towaru i potwierdzenie salda idą mailem, ręcznie.
Faktury i rozliczenia
Co to robi w sklepie
- 01
Dokumenty z ERP przy zamówieniu
Faktura VAT albo paragon, korekta i WZ są widoczne przy zamówieniu, którego dotyczą. Faktura zbiorcza za kilka zamówień jest powiązana z każdym z nich.
- 02
Zakładka Rozliczenia
Lista dokumentów firmy z filtrami po rodzaju, dacie, numerze i stanie płatności, także „po terminie”. Nad listą suma do zapłaty, w tym zaległa, i saldo rozrachunków z ERP.
- 03
Status zapłaty i zaległości
Kwota do zapłaty i status przychodzą z ERP, także przy płatności częściowej. Sklep sam oznacza dokumenty po terminie, a wdrożenie może na tej podstawie blokować nowe zamówienia.
- 04
PDF z danymi i logo sprzedawcy
Sklep składa wydruk z danych przysłanych przez ERP: fakturę, paragon i korektę z wartościami, WZ z samymi ilościami. Plik pobiera tylko osoba, która ma prawo go zobaczyć.
- 05
Numer KSeF i kod QR
Faktura wystawiona w KSeF pokazuje swój numer, a na wydruku kod QR z linku weryfikacyjnego z ERP. Do KSeF fakturę wysyła Wasz ERP, nie sklep.
- 06
Mail o wystawionej fakturze
Po wystawieniu faktury lub paragonu zamawiający i księgowość klienta dostają maila z numerem, kwotą, terminem, numerem KSeF i linkiem do PDF.
Kto z niego korzysta
Każda rola dostaje to, czego potrzebuje w pracy
Kupujący
Przy swoim zamówieniu znajduje WZ i fakturę, a PDF pobiera w każdej chwili. Kto widzi zamówienie, widzi też jego dokumenty.
Administrator firmy
Widzi wszystkie dokumenty firmy, zaległości i saldo. Ustawia adres księgowości, na który trafiają maile o fakturach.
Opiekun handlowy
Widzi dokumenty i zaległości firm ze swojego portfela, więc rozmowę o blokadzie czy płatności prowadzi na tych samych liczbach co klient.
BOK i obsługa
Ma w panelu wszystkie dokumenty z ERP przy zamówieniach i firmach. Mail o fakturze wysyła ponownie jednym kliknięciem, zamiast szukać pliku.
Przykład z życia
Delta Hurt i koniec miesiąca u klienta
01 Towar wydany, WZ na koncie
Marek z Termo-Bud odbiera towar. WZ z ERP Delta Hurt jest już przy zamówieniu, więc sprawdza ilości na telefonie.
02 Jedna faktura za trzy zamówienia
Delta Hurt wystawia fakturę zbiorczą za zamówienia trzech pracowników Termo-Bud i wysyła ją do KSeF ze swojego ERP. Sklep dostaje dokument razem z numerem KSeF.
03 Mail trafia do księgowości
Faktura dotyczy zamówień kilku osób, więc jeden mail idzie na adres księgowości ustawiony przez administratora firmy.
04 Księgowa sprawdza zaległości
Pani Ewa z Termo-Bud filtruje Rozliczenia po stanie „po terminie” i widzi jedną fakturę do zapłaty. Pobiera PDF z kodem QR i zleca przelew.
05 Anna nie musi szukać
Opiekunka Anna widzi te same dokumenty w panelu. Po wpłacie ERP przysyła nowy status i faktura przestaje być zaległa.
Dla działu IT
Skąd biorą się dane i jak to zintegrować
Dokumenty, statusy płatności, saldo i adres księgowości przychodzą z ERP przez Maconnector do REST API. Zapis jest idempotentny po identyfikatorze dokumentu w ERP, z osobną lekką trasą dla samego stanu płatności i wariantem masowym dla wsadów.
ERP przysyła pełną treść dokumentu, a sklep składa z niej PDF. Import historyczny nie wysyła maili.
Natywne faktury Magento zostają w tle do obsługi płatności i zwrotów, ale klient ich nie widzi. Widoki konta są zbudowane na Hyvä.
FAQ
Pytania: faktury i rozliczenia
Czy sklep wystawia faktury i wysyła je do KSeF?
Czy klient zobaczy faktury za zamówienia złożone telefonicznie?
Kto w firmie klienta widzi które dokumenty?
Czym to się różni od Adobe Commerce B2B?
Pokażemy ci to na danych twojej firmy
Demo prowadzimy na scenariuszu twojej sprzedaży: twoi kontrahenci, twoje cenniki, twój ERP. Po godzinie wiesz, co dostajesz od razu, a co ustawiamy we wdrożeniu.