Zewnętrzny dyrektor IT: kiedy firma naprawdę go potrzebuje

O czym jest ten odcinek

Najdłuższy odcinek w tej serii i rozmowa o roku doświadczeń z usługą zewnętrznego dyrektora IT. Tomasz Grzemski pyta, a odpowiada Tymoteusz Motylewski, CTO Macopedii. Wychodzi z tego lista rzeczy, które zaskoczyły ich w firmach B2B najbardziej, i praktyczna odpowiedź na pytanie, kiedy taka usługa ma sens.

Kluczowe punkty odcinka

• W wielu firmach system krytyczny, zwykle ERP, wisi na jednej osobie w środku albo u dostawcy. Gdyby coś się stało, firma stoi.
• Mało która firma ma inwentarz IT pod kontrolą: co gdzie stoi, jakie licencje, za co płacimy, a przede wszystkim procedurę disaster recovery.
• Po audycie wydajnościowym operacje w systemie ERP potrafią działać sto razy szybciej. Przyczyną bywa drobiazg, na przykład nigdy niezamknięte promocje.
• TCO liczcie w perspektywie trzech lat. SaaS bez opłat wdrożeniowych po trzech latach nie musi wychodzić taniej.
• Im bardziej system jest zamknięty, tym trudniej go zintegrować z AI. Otwartość danych staje się przewagą konkurencyjną, nie kwestią gustu.

Co zaskoczyło najbardziej

Dwie rzeczy, obie niewygodne.

Pierwsza: system krytyczny bez opieki. Każda duża firma zależy dziś od jakiegoś systemu, najczęściej ERP, a bardzo często całość wisi na jednej osobie, wewnątrz firmy albo u dostawcy. Gdyby coś się stało, firma po prostu stoi.

Druga: standardy poniżej rynkowych. Rzeczy, które w świecie internetowym są oczywiste, czyli transparentność, nowoczesne narzędzia, możliwość samodzielnej obsługi przez klienta, w świecie ERP i obsługi firm bywają daleko. A jednocześnie firmy wydają na to duże pieniądze.

Dlaczego decyzje IT są tak trudne

Firmy rosły od strony produktu albo usługi. Właściciel firmy produkcyjnej z zamkniętymi oczami wymieni maszyny i tempo produkcji. Firma handlowa godzinami opowie o kliencie i produkcie. Dopóki IT znaczyło jeden system ERP plus serwer i komputery, a koszty były niskie, nikt się tym specjalnie nie zajmował: działa, więc nie zmieniamy.

To się skończyło. Systemów jest coraz więcej, a coraz więcej z nich musi działać w trybie 24 na 7. Przy jednej zmianie ERP mógł stać większość doby, można było zrobić przerwę serwisową. Sprzedaż internetowa, aplikacje lojalnościowe, omnichannel, platforma B2B, feedy produktowe dla dystrybutorów: każdy z tych elementów ma własne SLA i własne oczekiwanie ciągłości.

Tymczasem osoba, która musi podejmować decyzje na setki tysięcy, a czasem na miliony złotych, często nie ma zaplecza ani doświadczenia IT. Serwerownia w biurowcu, w magazynie czy na zewnątrz. Kupować serwery czy dzierżawić. Jeden ERP czy ERP plus systemy wokół. Do tego ocena ryzyka: wdrożenie dyrektywy NIS 2 w firmie średniej wielkości to może być kilkaset tysięcy złotych, więc pytanie „które wydatki są sensowne” przestaje być akademickie.

Pada tu porównanie, które dobrze to ustawia: ta sama firma, wybierając magazyn albo maszynę, weźmie doradców, architektów i prawników. Przy IT często boi się wziąć doradcę, mimo że stawka jest podobna.

Inwentarz IT, którego nie ma

Jedno z większych zaskoczeń: mało która firma ma spisany inwentarz IT. Co gdzie stoi, jakie sprzęty, jakie licencje, za co i ile płacimy. Ale też jakie mamy procesy.

Najbardziej brakuje procedur krytycznych, czyli disaster recovery. Co się stanie, jeśli padną dyski w serwerze albo dane zostaną zaszyfrowane. Jak szybko odtworzymy systemy do pełnego działania i czy kopie są w bezpiecznym miejscu.

Do tego dochodzi rzecz, o której klient często nie wie: firmy utrzymujące systemy ERP pracują zwykle w trybie „klient chciał, klient dostał”. Zgłoszenie, ticket, rozwiązanie, bez patrzenia na całość i bez bieżącej dokumentacji. Nikt nie pyta, czy podobny raport już w firmie istnieje i czy nie wystarczy dodać kolumny. Po latach system obrasta łatkami i mini aplikacjami, a klient, który myśli, że ma rozwiązanie pudełkowe, ma w rzeczywistości aplikację szytą na miarę, z całym zestawem ryzyk, o których nie wie.

Osobny problem to sposób zamawiania pracy. Pierwszy mail brzmi zwykle „potrzebuję raport braków na magazynie” i kropka. Doświadczony dostawca zada wtedy kilka pytań, podsumuje i zaproponuje rozwiązanie. Mniej doświadczony zacznie od razu robić, a potem będzie trzydzieści rund poprawek i raport, który miał zająć kilka godzin, robi się miesiącami.

Wolny ERP nie musi być wolny

Ten fragment jest najbardziej praktyczny w całym odcinku. W świecie e-commerce walczy się o każdą milisekundę, bo każde pół sekundy ładowania to policzalny spadek konwersji. W świecie systemów ERP obowiązuje przekonanie, że systemy ERP są wolne, więc tak musi być, i dlatego nikt nie szuka przyczyny.

Owszem, ERP operuje na dużych zbiorach i część operacji będzie trwała dłużej. Ale po audycie wydajnościowym zdarza się, że operacje działają sto razy szybciej. Przykład, który to najlepiej pokazuje: u jednego klienta nigdy nie zamykano zakończonych promocji. Formalnie miały datę końca, ale pozostawały aktywne, więc każda osoba pracująca w module zamówień czy paragonów czekała, aż system je przemieli.

W skali miesiąca to godziny ludzkiej pracy spędzone na patrzeniu w kręcące się kółko. A przy dalszym obciążeniu pojawiają się skutki cięższe: dokumenty przestają się zamykać, część zleceń produkcyjnych nie przechodzi, bo inny wolny proces je blokuje. Z tego doświadczenia powstała druga usługa: audyty wydajnościowe systemów ERP, prowadzone narzędziami znanymi z utrzymania e-commerce.

SaaS, open source i regulaminy

Zdrowy rozsądek podpowiada, że lepiej mieć jednego dostawcę i jeden system. To prawda, ale do pewnej granicy, i warto wiedzieć, gdzie ona leży. Przykład z odcinka: założenie „mamy Comarch, więc wszystko bierzemy z Comarchu” zderza się z przejściem na model subskrypcyjny, w którym trzeba de facto kupić licencję ponownie.

Drugi wątek to regulaminy, których nikt nie czyta. Umowy wdrożeniowe idą przez prawników do ostatniego przecinka, a przy dużych dostawcach SaaS przyjmuje się regulamin bez dyskusji. Konkret: Shopify może wstrzymać wypłaty na kilkadziesiąt dni bez podania przyczyny, i robi to regularnie, gdy sprzedaż w sklepie rośnie ponad typowy poziom. Towar trzeba wysłać, bo inaczej środki nie zostaną odblokowane. To pytanie o płynność, a nie o funkcje, i w porównaniach w Excelu go nie ma.

Stąd rekomendacja liczenia TCO w perspektywie trzech lat: SaaS bez opłat wdrożeniowych po trzech latach nie musi być tańszy.

Cyberbezpieczeństwo w 2026

Kluczowa różnica wobec zagrożeń fizycznych: włamanie do domu wymaga wyboru celu i obserwacji, a w IT większość przestępców po prostu szuka uchylonych drzwi. Automaty przeszukują internet w poszukiwaniu niezałatanego systemu czy routera. Nie musicie być celem, wystarczy, że jesteście dostępni.

Najgorszy scenariusz to nie włamanie na skrzynkę, a zaszyfrowanie systemów: serwerów, kopii zapasowych, baz danych i dysków współdzielonych naraz. Odzyskanie bywa bardzo trudne, a często niemożliwe. W Polsce ofiarami padały w ostatnim czasie i szpitale, i małe, i duże firmy. Zdarza się, że firma traci dane księgowe i musi zaksięgować cały rok z dokumentów papierowych.

Dwie rekomendacje z odcinka:

Przeprowadźcie ćwiczenie odtworzenia systemów. Nie „czy mamy backup”, a: czy kiedykolwiek postawiliśmy cały system ERP od zera z bazą i plikami, i czy potrafimy to zrobić. Kopia musi być w innym miejscu i nie może mieć stałego fizycznego połączenia, bo serwer backupowy w tym samym budynku nie chroni przed zaszyfrowaniem. Dawniej rolę tę spełniały taśmy, których zdalnie nie dało się zaszyfrować.

Wieloetapowe uwierzytelnianie wszędzie. To nie jest utrudnienie wymyślone przez IT, a jedna z najskuteczniejszych metod: nawet gdy hasło wycieknie, nikt nie zaloguje się na skrzynkę bez klucza. NIS 2 wymienia to wśród wymagań, ale warto włączyć to także prywatnie.

Gdzie jest przewaga

Poza obniżaniem kosztów i przyspieszaniem procesów rok 2026 to kierunek AI i sprzedaży przez internet. Firmy, które uporządkują dane i spiszą własne know-how, żeby AI mogło pracować w kontekście firmy, będą wygrywać długofalowo.

I tu pada obserwacja techniczna, która ma konsekwencje biznesowe: im bardziej system jest zamknięty, tym trudniej go zintegrować z AI, i to na dwóch poziomach. Czy ma standardowy dostęp do danych przez API, ale też czy jest open source, więc czy AI może przeanalizować, jak działa w środku. Otwartość plus uporządkowane dane budują przewagę.

Do tego trzeźwa uwaga o samym AI: można mieć duże zwroty z wdrożenia, ale też duże straty, dlatego przed odważnym mówieniem o AI warto zrobić własne eksperymenty i oddzielić hype od tego, co da się wykorzystać na co dzień. W B2B wyobraźnia zwykle kończy się na czacie i promptach, a to dopiero początek.

Ostatnia myśl jest strategiczna. Producent mówi, że jego klientem jest dystrybutor. Dystrybutor mówi, że jego klientem jest klient końcowy. Ten, kto jest bliżej klienta końcowego i kontroluje kanał dystrybucji, ma przewagę, bo nie sukcesem jest wyprodukować, a sprzedać. Dlatego kluczową kompetencją zarządów na 2026 i 2027 może być nie kolejne MBA, a realne podszkolenie się w IT i AI: nie chodzi o to, żeby znać narzędzie, a o to, żeby mieć wyobraźnię, co z nim zrobić.

Kiedy warto sięgnąć po taką usługę

Jeśli w firmie nie ma nikogo, kto na poziomie strategicznym oceni jakość dostawców, wybierze między kupić i zbudować, porówna dwie oferty o różnym zakresie i różnych ryzykach, i zada dostawcy właściwe pytania, to jest dokładnie ta luka, którą wypełnia zewnętrzny dyrektor IT.

Usługę prowadzimy w ramach Digital Advisors, a jeśli chcecie o niej porozmawiać, napiszcie do nas. O naszym podejściu do doradztwa piszemy też przy consultingu i strategii digital commerce oraz CTO na godziny.