Co to jest PIM? System zarządzania danymi produktowymi

O czym jest ten odcinek

Pierwszy odcinek Akademii PIM odpowiada na pytanie, które w rozmowach o cyfryzacji sprzedaży pada najczęściej: co to właściwie jest PIM. Karolina z zespołu Macopedii wyjaśnia, skąd bierze się potrzeba takiego systemu, jakie dane w nim trzymamy i gdzie te dane trafiają.

Kluczowe punkty odcinka

• PIM, czyli Product Information Management, ma trzy zadania: przechowywać dane o produktach, zarządzać nimi i dostarczać je do kanałów sprzedaży.
• Cena, nazwa i opis dawno przestały wystarczać. Kupujący oczekuje specyfikacji, po której da się filtrować i porównywać, żeby podjąć decyzję.
• Dane produktowe zwykle leżą na dyskach współdzielonych, w mailach, w bazie sklepu i na pulpitach, a czasem tylko w głowach pracowników.
• Dwa różne pliki jako źródło dla sklepu i dla Allegro dają dwie różne prawdy o produkcie, a w konsekwencji zwroty i reklamacje.
• Największą korzyścią jest centralizacja: jedno źródło prawdy, standard specyfikacji, mierzalna kompletność danych i krótszy time to market.

Od czego wychodzimy

Każdy sklep, B2C i B2B, potrzebuje o produkcie co najmniej ceny, nazwy i opisu. Tylko że czasy, w których to wystarczało, minęły. Dziś kupujący oczekuje rzetelnej specyfikacji, bo na jej podstawie korzysta z filtrów i porównywarek, i dopiero wtedy podejmuje decyzję.

Wokół jednego produktu krąży więc znacznie więcej: specyfikacja produktowa i techniczna, dane logistyczne, zdjęcia, instrukcje obsługi, pliki PDF, ikony, opisy marketingowe i tłumaczenia. Sklep w wersji polskiej i angielskiej to minimum, a przy sprzedaży na kilku rynkach dochodzą kolejne języki.

Gdzie te dane leżą dzisiaj

Odpowiedzi z ankiet są zawsze podobne: na dyskach współdzielonych, w folderach, na Teamsach, w mailach, w bazie sklepu internetowego, na pulpitach pracowników. A w najgorszym wariancie tylko w ich głowach.

Konsekwencja jest przewidywalna. Publikacja, aktualizacja i każda poprawka danych wymaga zaangażowania wielu osób i jest skomplikowana. Zdarza się, że dane w oficjalnym sklepie różnią się od tych na Allegro, bo źródłem są dwa różne pliki, którymi opiekują się dwie różne osoby. Efektem są zwroty, reklamacje i spadek zaufania do marki, czyli dokładnie to, czego chcemy uniknąć.

Co robi PIM

PIM eliminuje tę masę źródeł i tworzy jedną centralną bazę wiedzy o produktach. W nim dane są przechowywane, uzupełniane i przekształcane, a potem rozsyłane do kanałów, które ich oczekują: sklepu internetowego, marketplace’ów w rodzaju Allegro czy Amazona, strony prezentującej pełne portfolio, a także materiałów drukowanych, katalogów i plików przekazywanych dystrybutorom.

Dane pobiera się automatycznie przez integracje oparte na API albo w formie feedu produktowego, czyli katalogu plików o ustalonej strukturze, który zasila inne systemy.

Co z tego wychodzi

Na pierwszym miejscu centralizacja, bo to ona zmienia sposób pracy. Product managerowie, marketing i sprzedaż zyskują jedno źródło prawdy, standard specyfikacji, możliwość śledzenia kompletności danych i koniec szukania plików.

Dalej idą efekty operacyjne: szybsze dodanie nowego produktu do portfolio i krótszy time to market, sprawniejsze zarządzanie wieloma kanałami, tłumaczeniami i różnicowaniem opisów pod kanał. Klient dostaje dokładne informacje, więc rośnie jego zaufanie i jakość doświadczenia zakupowego.

Ostatnia korzyść jest najbardziej strategiczna: skalowalność. Z systemem PIM wejście na nowy rynek albo na nową platformę sprzedażową przestaje być dużym przedsięwzięciem, bo dane są gotowe do wysłania w nowe miejsce.

Kolejne odcinki wchodzą w konkrety: jakich danych nie trzymać w PIM, ile trwa i ile kosztuje wdrożenie, oraz jak wybrać system. Jeśli stoicie przed tym wyborem, napiszcie do nas albo zajrzyjcie na stronę wdrożeń PIM.