Jak przekonać zarząd do wdrożenia PIM? Argumenty i błędy

O czym jest ten odcinek

Szesnasty odcinek Akademii PIM dotyczy nie technologii, a rozmowy o niej. Zespoły e-commerce, marketingu i IT widzą problem z danymi produktowymi pierwsze, ale schody zaczynają się przy uzasadnieniu projektu przed osobami decyzyjnymi. Karolina pokazuje, dlaczego typowa argumentacja nie działa, jakie cztery argumenty działają, i w jakiej kolejności prowadzić tę rozmowę.

Kluczowe punkty odcinka

• Zarząd nie widzi problemu, bo jego skutki są rozproszone: każdy dział odczuwa je inaczej, a decydent widzi pojedyncze objawy.
• Największy błąd to opowiadanie o funkcjach systemu. Model danych, workflow i liczba integracji to język zespołu wdrożeniowego, nie zarządu.
• Cztery argumenty, które działają: krótszy time to market, gotowość do skalowania, oszczędność czasu operacyjnego i wpływ danych na sprzedaż.
• PIM często nie rozwiązuje problemu, który firma ma dziś, a ten, który pojawi się za rok albo dwa, przy nowym rynku, kanale albo regulacji.
• Kolejność rozmowy: najpierw problem z liczbami, potem koszt obecnego stanu, dopiero na końcu rozwiązanie i plan inwestycji.

Dlaczego zarząd nie widzi problemu

Nie z ignorancji. Skutki chaosu w danych produktowych są rozproszone po całej organizacji i każdy dział odczuwa je inaczej. Marketing traci czas na poprawianie opisów. E-commerce czeka na dane. Handlowcy nie mają aktualnych informacji. IT dostaje kolejne zgłoszenia o ręczne aktualizacje. Marketplace’y odrzucają produkty z powodu braków. Zespół produktowy pracuje na kilku plikach w kilku wersjach.

Decydent widzi z tego pojedyncze objawy, nie pełny obraz. Dlatego argument „potrzebujemy systemu PIM, bo będzie wygodniej zarządzać atrybutami” nie ma szans. To nie jest język biznesu.

Najczęstszy błąd

Opowiadanie o funkcjach zamiast o problemach. Model danych, workflow, liczba integracji, rodzaj API to kwestie istotne dla zespołu wdrożeniowego, a nie dla osób odpowiedzialnych za rozwój firmy.

Zarząd patrzy na inne pytania: czy firma może rozwijać się szybciej, czy jesteśmy gotowi wejść na nowe rynki, czy da się skalować sprzedaż bez proporcjonalnego wzrostu kosztów, czy obecne procesy są bezpieczne, czy jesteśmy gotowi na nowe regulacje. Jeśli przy którymkolwiek pojawia się wątpliwość, rozmowa o inwestycji zaczyna mieć sens.

Cztery argumenty, które działają

Krótszy time to market. Jeśli wprowadzenie produktu do sprzedaży trwa tydzień, dwa albo miesiąc, firma po prostu później zaczyna zarabiać. Produkt czeka na magazynie, a dodanie go do e-commerce się wlecze, bo brakuje podstawowych parametrów. Przy setkach czy tysiącach produktów rocznie przekłada się to wprost na przychody.

Gotowość do skalowania. Firmy działają sprawnie, dopóki skala jest niewielka, na przykład jeden rynek. Problem pojawia się przy wzroście liczby produktów, kanałów, marketplace’ów, krajów, języków i zespołów. Procesy oparte na Excelach przestają wystarczać, a każdy nowy kanał dokłada chaosu. I tu pada najciekawsze zdanie odcinka: PIM często nie jest odpowiedzią na problem, który firma ma dziś, a na ten, który pojawi się za rok albo dwa. Nowa regulacja, jak cyfrowy paszport produktu, albo nowy marketplace nie będzie wtedy zaskoczeniem.

Oszczędność czasu operacyjnego. Ten argument po policzeniu robi największe wrażenie. Kopiowanie danych, poprawianie błędów, ręczne aktualizacje, szukanie informacji, uzgadnianie między działami. Całe zespoły wykonują pracę, którą da się uporządkować albo częściowo zautomatyzować. I ważne zastrzeżenie: nie chodzi o redukcję zatrudnienia, a o to, żeby firma mogła rosnąć bez proporcjonalnego wzrostu liczby operacji ręcznych.

Wpływ jakości danych na sprzedaż. Dane produktowe działają nie tylko wewnątrz. Wpływają na SEO, jakość kart produktowych, doświadczenie klienta, konwersję oraz liczbę zwrotów i reklamacji. Klient nie widzi systemu PIM. Widzi kompletne parametry, dobre zdjęcia i spójne opisy.

Jak przygotować rozmowę

Pokaż problem, nie potrzebę. Nie „potrzebujemy nowoczesnego systemu”, a: wdrożenie produktu trwa u nas trzy tygodnie, dane są w siedmiu miejscach, marketing poświęca kilkanaście godzin tygodniowo na poprawki, w ostatnim miesiącu wpłynęło 10 reklamacji z powodu błędnej specyfikacji, mamy 13 negatywnych opinii o niespójności opisu ze zdjęciem. Konkretnie, mierzalnie, na faktach.

Pokaż koszt obecnego stanu. Tego brakuje najczęściej. Chaos kosztuje czas, pieniądze, utraconą sprzedaż i opóźnienia w publikacji nowości. Dopóki organizacja nie rozumie kosztu obecnego procesu, trudno uzasadnić inwestycję w jego zmianę.

Dopiero teraz mów o rozwiązaniu. I raczej nie skrótem. PIM to system, który porządkuje informacje produktowe i pozwala zarządzać nimi w jednym miejscu. Znajduje się pomiędzy systemem ERP, w którym są podstawowe dane, a sklepem, marketplace’ami i katalogami, i to w nim dane są wzbogacane, kontrolowane i przygotowywane do publikacji.

Przedstaw plan inwestycji. Najlepiej w perspektywie kilku lat: pierwszy rok to wdrożenie i licencja, kolejne to licencja, utrzymanie i rozwój. Najbardziej wiarygodne oszacowanie jest jednak możliwe dopiero po analizie przedwdrożeniowej, i dlatego często najlepszym pierwszym krokiem jest właśnie ona: niewielka inwestycja w porównaniu z całym projektem, która daje konkretne dane i argumenty.

Dwie rzeczy, które ułatwiają rozmowę

Sojusznicy. PIM rzadko jest projektem jednego działu: dotyka marketingu, e-commerce, sprzedaży, produktu, logistyki i obsługi klienta. Jeśli skalę problemu pokaże kilka zespołów razem, zarząd łatwiej zobaczy, że dotyczy on całej organizacji.

Przykłady z rynku. Wdrożenia w podobnych firmach są opisane publicznie. Czasem zarząd nie wie, że konkurencja korzysta już z takich rozwiązań i buduje na nich przewagę operacyjną.

Warto też pamiętać, że w takich spotkaniach można skorzystać ze wsparcia partnera wdrożeniowego. Robimy to regularnie: pomagamy uporządkować argumentację i przygotować się do rozmowy.

Jedna myśl na koniec

Najbardziej udane wdrożenia nie są projektami technologicznymi, a zmianą sposobu zarządzania informacją produktową w całej organizacji. I stąd zdanie, które warto zapamiętać: zarząd nie inwestuje w system PIM, zarząd inwestuje w rozwiązanie problemów, które dziś ograniczają rozwój firmy.

Taka rozmowa dopiero przed Wami? Napiszcie do nas, pomożemy się przygotować. Więcej na stronie wdrożeń PIM.