Kompleksowe wdrożenie systemu PIM: Proces, wyzwania i sukces

B2B Master Class z Karoliną Żabierek

W tym odcinku B2B Master Class Tomasz Grzemski rozmawia z Karoliną Żabierek, Project Managerem i analitykiem systemów PIM w Macopedii. Po omówieniu analizy przedwdrożeniowej w poprzednim spotkaniu, tym razem eksperci zagłębiają się w techniczną i procesową fazę samego wdrożenia. Dowiesz się, jak wygląda praca w metodyce Agile, dlaczego integracje systemów są najbardziej kosztownym elementem projektu oraz w jaki sposób zmierzyć sukces wdrożenia PIM, aby realnie wpłynął na Time-to-Market i jakość pracy zespołu.

Kluczowe punkty odcinka

• Partnerstwo zamiast relacji Klient-Wykonawca – skuteczne wdrożenie wymaga, aby zespół wdrożeniowy i zespół klienta działały jak jeden organizm, budując relację “równy z równym”.
• Porządkowanie danych to priorytet – proces “sprzątania” danych (kategorie, atrybuty, warianty) powinien rozpocząć się jak najszybciej, często jeszcze przed uruchomieniem instancji PIM.
• Integracja to tłumaczenie języków systemowych – koszty integracji wynikają z konieczności mapowania danych i budowania logiki (middleware), która pozwala systemom ERP i e-commerce “rozmawiać” ze sobą.
• Metodyka Agile buduje zaufanie – praca w dwutygodniowych sprintach, regularne dema i retrospektywy pozwalają klientowi na bieżąco śledzić postępy i reagować na zmiany.
• Time-to-Market jako główny miernik sukcesu – dobrze wdrożony PIM drastycznie skraca czas wprowadzania nowego produktu do sprzedaży oraz redukuje liczbę reklamacji wynikających z błędnych opisów.

Zespół wdrożeniowy i metodyka pracy

Karolina Żabierek podkreśla, że wdrożenie PIM rozpoczyna się od powołania interdyscyplinarnego zespołu, w skład którego wchodzą Tech Leader, deweloperzy, konsultant oraz Product Owner po stronie klienta.

„Musimy stać na równi z naszym klientem. Ta relacja nie może być na zasadzie zlecający i wykonawca, tylko jak równy z równym.” – Tomasz Grzemski

Kluczowym momentem jest spotkanie Kick-off, które wyznacza start prac i harmonogram. Macopedia realizuje projekty w metodyce Scrum (Agile), co oznacza pracę w iteracjach (sprintach). Dzięki cyklicznym spotkaniom “Demo” (co dwa tygodnie) klient nie czeka pół roku na efekt końcowy, lecz na bieżąco widzi postępy i może testować funkcjonalności. Takie podejście buduje atmosferę zaufania i pozwala na szybką reakcję w przypadku zmiany założeń biznesowych.

Porządkowanie danych: “Szkielet” i wariantowość

Zanim dane trafią do systemu, następuje faza budowania “szkieletu” PIM w oparciu o pliki robocze i know-how klienta. To moment krytyczny, w którym firma musi zdefiniować swoje “Master Data” – ustalić, co jest głównym identyfikatorem produktu (SKU, ID, nazwa) i jak wygląda drzewo kategori. Karolina zwraca uwagę na wyzwanie związane z wariantowością produktów (np. buty różniące się rozmiarem). Decyzja o tym, co jest wariantem, a co osobnym produktem, determinuje późniejszą architekturę systemu i wymaga głębokiej analizy biznesowej.

„Praca nad porządkowaniem danych produktowych powinna się zacząć tak szybko, jak tylko to możliwe.” – Karolina Żabierek

Często okazuje się, że wdrożenie PIM to pierwszy moment w historii firmy, kiedy ktoś systematyzuje te reguły.

Wyzwania integracyjne: Dlaczego to tyle kosztuje?

Integracja systemu PIM z ERP i e-commerce to zazwyczaj najbardziej kosztowna i skomplikowana część projektu. Karolina i Tomasz wyjaśniają, że nie wystarczy “podpiąć wtyczkę”, ponieważ każdy system inaczej nazywa i strukturyzuje dane (np. “SKU” w PIM vs “Symbol kartoteki” w ERP). Integrator pełni rolę “tłumacza”, który buduje logikę (często z użyciem warstwy pośredniej – middleware), pozwalającą systemom na bezbłędną wymianę informacji. Koszt rośnie wraz z liczbą atrybutów, koniecznością ich transformacji (np. zamiana metrów na centymetry) oraz stopniem skomplikowania przepływu danych.

Mierzenie sukcesu: Time-to-Market i jakość danych

Jak sprawdzić, czy wdrożenie się udało? Podstawowym wskaźnikiem jest Time-to-Market – czas od pomysłu na produkt do jego opublikowania w sklepie. PIM pozwala skrócić ten proces z tygodni do godzin, dzięki mechanizmom weryfikacji kompletności danych (np. system nie puści produktu bez zdjęcia głównego). Inne mierniki to spadek liczby reklamacji (dzięki poprawnym opisom technicznym) oraz zwiększenie satysfakcji pracowników, którzy przestają “rzeźbić w Excelach” i zaczynają pracować w nowoczesnym, przyjaznym narzędziu. PIM wspiera również ekspansję zagraniczną, umożliwiając szybkie tłumaczenie całego portfolio produktowego, często przy wsparciu sztucznej inteligencji (AI).

Utrzymanie i rozwój po wdrożeniu

Po fazie “Go Live” następuje etap utrzymania. Celem wdrożenia jest to, aby klient był samodzielny. Systemy takie jak Akeneo są intuicyjne i po odpowiednim szkoleniu użytkownicy mogą sami zarządzać danymi. W przypadku bardziej złożonych platform jak Pimcore, często potrzebne jest stałe wsparcie deweloperskie. Rola partnera wdrożeniowego w tej fazie skupia się na dbaniu o stabilność systemu, aktualizacjach oraz wdrażaniu nowych funkcjonalności, które pojawiają się wraz z rozwojem biznesu klienta.

Podsumowanie

Ten odcinek B2B Master Class pokazuje, że wdrożenie PIM to nie projekt IT z datą końcową – to zmiana sposobu, w jaki firma zarządza wiedzą o swoich produktach.

Praca w sprintach, regularne dema i partnerska relacja między zespołem wdrożeniowym a klientem sprawiają, że efekty są widoczne na bieżąco, a nie dopiero po miesiącach oczekiwania. Najbardziej kosztowna i niedoceniana część projektu to integracje – bo każdy system inaczej “mówi” o produkcie i ktoś musi to przetłumaczyć. A miernikiem sukcesu nie jest sam fakt uruchomienia systemu, lecz skrócony Time-to-Market, mniej reklamacji i pracownicy, którzy w końcu przestają “rzeźbić w Excelach”.