Transformacja cyfrowa z Immergas: Kluczowa rola PIM w nowoczesnym biznesie

B2B Master Class z Krzysztofem Kamińskim i Marcinem Bilantem

W 14. odcinku B2B Master Class Tomasz Grzemski odwiedza łódzką siedzibę firmy Immergas, lidera branży grzewczej, aby porozmawiać o kulisach cyfrowej transformacji. Gośćmi odcinka są Krzysztof Kamiński i Marcin Bilant, którzy dzielą się praktycznym doświadczeniem z wdrożenia systemu Akeneo PIM. To fascynujące case study pokazujące drogę od chaosu danych rozsianych w Excelach i dyskach sieciowych do scentralizowanego „źródła prawdy”, które automatyzuje pracę z dystrybutorami i integruje ekosystem IT firmy.

Kluczowe punkty odcinka

• PIM jako „Single Source of Truth” – system zarządza ponad 1200 indeksami wyrobów gotowych, gwarantując spójność danych we wszystkich kanałach (strona WWW, CRM, programy lojalnościowe).
• Koniec ery Excela w dystrybucji – dzięki profilom eksportowym Immergas dostarcza dystrybutorom spersonalizowane paczki danych i zdjęć w kilka kliknięć, co buduje przewagę konkurencyjną.
• Integracje to wyzwanie procesowe, nie tylko IT – połączenie PIM z Salesforce i stroną WWW wymagało precyzyjnego mapowania logiki biznesowej i kategorii między systemami.
• User Experience ma znaczenie – wybór Akeneo był podyktowany intuicyjnością interfejsu, co przyspieszyło adopcję systemu przez pracowników nietechnicznych.
• Wdrożenie to zarządzanie zmianą – sukces projektu zależał od zaangażowania wielu działów (Zakupy, Marketing, Serwis) i redefinicji ich odpowiedzialności za dane.

Od chaosu danych do potrzeby centralizacji

Przed wdrożeniem systemu PIM, firma Immergas – podobnie jak wielu dystrybutorów i producentów – zarządzała danymi produktowymi w sposób rozproszony. Informacje znajdowały się w systemie ERP (dane transakcyjne), na dyskach sieciowych (zdjęcia, karty katalogowe) oraz w licznych arkuszach Excel. Wraz z rozwojem organizacji i rosnącymi wymaganiami dystrybutorów, ten model stał się nieefektywny. Potrzeba wdrożenia PIM wynikła z chęci uporządkowania procesów wewnętrznych oraz presji rynku – partnerzy handlowi oczekiwali szybkiego dostarczania kompletnych i aktualnych danych do swoich sklepów e-commerce. PIM stał się dla Immergas „jedynym źródłem prawdy” (Single Source of Truth), eliminując ryzyko błędów, takich jak nieaktualne karty katalogowe czy złe parametry techniczne, które mogłyby skutkować błędami projektowymi u instalatorów.

Wybór technologii: Dlaczego Akeneo, a nie rozwiązanie dedykowane?

Immergas świadomie odrzucił koncepcję budowy systemu „szytego na miarę” (custom), obawiając się uzależnienia od jednego dostawcy (Vendor Lock-in) i wysokich kosztów utrzymania przy każdej modyfikacji.

„Nie chcieliśmy szyć rozwiązania customowego. Chcieliśmy skorzystać z wiedzy i doświadczenia producenta, który jest na rynku od lat.” – Marcin Bilant

Wybór padł na Akeneo PIM ze względu na jego elastyczność i przyjazny interfejs (User Friendly), co było kluczowe dla szybkiej adopcji przez pracowników. Goście podkreślają, że zależało im na rozwiązaniu pudełkowym, sprawdzonym na rynku, które po wdrożeniu będą mogli samodzielnie rozwijać i konfigurować, bez ciągłego udziału agencji wdrożeniowej.

Wyzwania integracyjne: ERP, Salesforce i strona WWW

Wdrożenie PIM w Immergas to przede wszystkim projekt integracyjny. Architektura systemu zakłada jeden kierunek przepływu danych: produkt powstaje w ERP (zasilając PIM podstawowymi danymi), a następnie w PIM jest wzbogacany o opisy marketingowe i multimedia. Stamtąd dane trafiają do Salesforce (CRM), na stronę internetową oraz do programu lojalnościowego. Największym wyzwaniem było mapowanie logiki między systemami – np. Salesforce i strona WWW miały inne wymagania dotyczące kategoryzacji produktów czy obsługi pustych atrybutów. Goście podkreślają wagę dokumentacji integracyjnej i scenariuszy testowych (np. co się stanie, gdy zmienimy nazwę produktu?), których brak na początku projektu wydłużył prace.

Zarządzanie zmianą i rola zespołów wewnątrz firmy

Wdrożenie PIM wymusiło rewolucję w procesach biznesowych firmy. Nie było to tylko zadanie dla IT, ale zmiana nawyków pracy działów Zakupów, Marketingu, Handlu i Serwisu.

„Wdrożenie PIM to nie jest tylko wdrożenie systemu czy aplikacji, to totalna zmiana procesów i zakresów odpowiedzialności.” – Krzysztof Kamiński

Kluczowe było ustalenie „właścicielstwa danych” – kto odpowiada za opis techniczny, a kto za zdjęcia. Krzysztof i Marcin zwracają uwagę, że sukces projektu zależał od wczesnego włączenia tych zespołów w proces decyzyjny, np. przy definiowaniu rodzin produktów. Dzięki temu pracownicy poczuli, że system wspiera ich codzienną pracę, zamiast być kolejnym obowiązkiem do „odklikania”.

Realne korzyści: Automatyzacja i wsparcie dystrybucji

Po roku użytkowania systemu Immergas widzi wymierne korzyści. Najważniejszą z nich jest drastyczne przyspieszenie współpracy z dystrybutorami. Zamiast ręcznego przygotowywania Exceli, firma korzysta z gotowych profili eksportowych (Tailored Exports) w Akeneo, generując pliki dopasowane do wymagań konkretnego klienta w kilka sekund. Dodatkowo, automatyzacja statusów (np. Nowość, Wycofany) steruje widocznością produktów na stronie WWW i w innych systemach, co eliminuje konieczność ręcznej aktualizacji w wielu miejscach.

Lekcje z wdrożenia – co zrobiliby inaczej?

Z perspektywy czasu goście wskazują obszary, które wymagałyby większej uwagi. Przede wszystkim – czas potrzebny na przygotowanie aktywów cyfrowych (Digital Assets).

„Integracja może wywołać różne efekty. Brak dokumentacji i scenariuszy testowych na początku to coś, co dzisiaj zrobilibyśmy inaczej.” – Krzysztof Kamiński

Standaryzacja zdjęć i dokumentacji okazała się bardziej czasochłonna niż samo wdrożenie platformy. Drugą lekcją jest unikanie „nadmiarowości” – na początku stworzono ponad 400 atrybutów, z których część okazała się niewykorzystywana. Dziś Immergas rekomenduje podejście iteracyjne: mapowanie tylko tych atrybutów, które są niezbędne dla systemów odbierających dane, aby nie generować zbędnych kosztów utrzymania informacji.

Podziękowania

Dziękujemy Krzysztofowi Kamińskiemu oraz Marcinowi Bilantowi z firmy Immergas za gościnę w Łodzi i szczerą rozmowę o kulisach wdrożenia systemu PIM.

Ten odcinek pokazuje, że technologia w B2B służy przede wszystkim porządkowaniu procesów i budowaniu przewagi konkurencyjnej poprzez lepszą obsługę partnerów handlowych. Droga od rozproszonych Exceli i dysków sieciowych do zautomatyzowanego ekosystemu nie jest prosta – wymaga zarządzania zmianą w wielu działach jednocześnie, precyzyjnej dokumentacji integracyjnej i pokory wobec iteracyjnego podejścia do danych. Doświadczenie Immergas pokazuje, że warto tę drogę przejść metodycznie, bo efekty – od automatycznych eksportów dla dystrybutorów po spójność danych we wszystkich kanałach – są wymierne.