Sprzedaż wielokanałowa w Odoo: od zamówienia do faktury

O czym jest ten odcinek

Trzeci odcinek Akademii Odoo prowadzi jedno zamówienie przez cały system: od listy zamówień, przez wydanie towaru z magazynu, po zaksięgowaną fakturę z linkiem do płatności. Po drodze Tomasz Grzemski pokazuje cenniki, programy rabatowe i kartę kontrahenta, czyli miejsca, w których ustawia się reguły raz, a nie przy każdej transakcji.

Kluczowe punkty odcinka

• Odoo dzieli zamówienia na oferty i zamówienia potwierdzone, a zamówienia zbiera z wielu kanałów naraz: ręcznie, z e-commerce, z Base.com, z marketplace’ów.
• Potwierdzone zamówienie samo tworzy dokument wydania z magazynu, a z niego powstaje faktura. Nic nie jest przepisywane między dokumentami.
• Fakturę można wydrukować, wysłać klientowi jako link i doliczyć do niej płatność online. KSeF i JPK dokłada partner wdrożeniowy.
• Cenniki mogą być zależne od innych cenników, na przykład kategoria plus 10 procent, a do tego dochodzą kupony, kody i karty lojalnościowe w standardzie.
• Domyślne warunki płatności, cennik, opiekun i numer konta siedzą na karcie kontrahenta, więc nie ustawia się ich przy każdym zamówieniu.

Odoo jako OMS, a nie tylko ERP

Podział w Odoo jest prosty: dokument niepotwierdzony jest ofertą, potwierdzony jest zamówieniem sprzedaży. Ciekawe zaczyna się przy pytaniu, skąd te zamówienia przychodzą.

Klasyczny system ERP zakłada jedną ścieżkę: handlowiec wprowadza zamówienie, system je obsługuje. Firmy handlowe i dystrybucyjne dawno tak nie pracują. Zamówienia spływają z własnego sklepu, z Base.com, z Allegro, z platform partnerów i od handlowców, a każde z tych źródeł ma swój format i swoje tempo. Większość systemów ERP radzi sobie z tym średnio, bo wielokanałowość nie była ich założeniem projektowym.

Odoo pozwala zbudować z tego OMS: jedno miejsce, w którym widzicie całą sprzedaż niezależnie od kanału, i z tego samego miejsca prowadzicie magazyn, dystrybucję i wysyłki. Lista zamówień filtruje się i grupuje po sprzedawcy, dacie, kanale czy dowolnym własnym kryterium, a kolumny dobieracie sami.

Warto zwrócić uwagę na rzecz, której nie widać w tabelce funkcji: szybkość. W wielu systemach ERP moduł zamówień jest najcięższy, każdy rekord otwiera się w nowym okienku i czeka się na kręcące się kółko. Tutaj rekordy otwierają się od razu i zostaje to prawdą także na dużych instancjach.

Jedno zamówienie, trzy dokumenty

Zamówienie sprzedaży trzyma wszystko, co potrzebne dalej: warunki płatności, Incoterms, źródło, kampanię, powiązaną szansę i projekt, na który ma się rozliczyć. To nie jest kosmetyka, bo od tych pól zależy późniejsze raportowanie.

Gdy zamówienie zawiera towar, Odoo samo tworzy dokument wydania z magazynu z listą pozycji i datą realizacji. Z tego samego ekranu da się przejść do widoku kolektora, czyli obsłużyć wydanie skanerem albo z ręki, jeśli magazynier tak pracuje. Po zatwierdzeniu ruchy magazynowe są wykonane i wydanie jest zamknięte.

Wtedy powstaje faktura, domyślnie jako wersja robocza, więc jest moment na sprawdzenie przed zaksięgowaniem. Fakturę można wydrukować w układzie, który sami skonfigurujecie, podejrzeć i wysłać klientowi jako link. Jeśli podłączycie płatności online, klient płaci z tego linku. Na liście faktur widzicie osobno stan zaksięgowania i stan zapłaty, co jest podstawą pod automatyczne rozliczanie i windykację.

Pytanie o KSeF i JPK pojawia się w tym miejscu zawsze. Odpowiedź jest taka, że firmy wdrażające Odoo w Polsce dokładają to własnymi modułami albo modułami z marketplace’u, i to jest element wdrożenia, nie standardu.

Cenniki, które liczą się same

Karta produktu w Odoo ma to, czego potrzebuje ERP: typ produktu, cenę sprzedaży, zasady fakturowania, rozróżnienie towaru i usługi, informację, czy produkt wchodzi do planowania MRP, a także miejsce na deklaracje i certyfikaty.

Cenniki są ciekawsze. Poza klasycznym cennikiem z ceną przy progu ilościowym da się zbudować cennik zależny od innego cennika, na przykład kategoria sprzętu plus dziesięć procent. To jest różnica między utrzymywaniem jednej reguły i utrzymywaniem tysiąca cen. Do tego dochodzą kupony, kody promocyjne, programy rabatowe i karty lojalnościowe, dostępne w standardzie, bo Odoo rozwija się w rytmie e-commerce B2C i B2B.

Jeśli Wasza polityka cenowa jest bardziej złożona niż progi i narzuty, warto zestawić to z tym, co robimy przy platformach B2B, gdzie ceny indywidualne liczy się na milionach kombinacji produktu i kontrahenta.

Wszystko wynika z karty kontrahenta

Na karcie klienta ustawiacie domyślnego opiekuna, warunki płatności, numer konta, sposób przelewu, Incoterms i cennik. Od tej pory nie trzeba ich wybierać przy każdym zamówieniu. Ta sama karta pokazuje u góry wszystkie powiązane szanse, sygnały, faktury i spotkania, więc historia współpracy jest w jednym miejscu, a nie w czyjejś pamięci.

Raportowanie działa tak samo jak w module CRM: wykresy, tabele przestawne, podział po sprzedawcach. Do podstawowych potrzeb BI to wystarcza, a gdy trzeba więcej, dokłada się Metabase albo Power BI. To, co pokazuje odcinek, jest standardową wersją Odoo Enterprise, bez naszych własnych modułów.

Chcecie zobaczyć ten przebieg na swoich kanałach sprzedaży i swoich cennikach? Umówcie rozmowę, a pokażemy ten sam scenariusz na Waszych danych. Więcej o samym systemie na stronie wdrożeń Odoo.