Analiza przedwdrożeniowa PIM: co daje i jak się przygotować

O czym jest ten odcinek

Szósty odcinek Akademii PIM dotyczy etapu, który decyduje o powodzeniu całego projektu, a bywa traktowany jako formalność. Karolina wyjaśnia, czym analiza przedwdrożeniowa jest w praktyce, co dostaje klient na koniec, ile to trwa i jak się do tego przygotować, żeby warsztaty nie były zbieraniem podstawowych informacji.

Kluczowe punkty odcinka

• Analiza to cykl warsztatów: rozpoznajemy, gdzie dziś są dane produktowe, analizujemy obecne procesy i projektujemy nowe wokół systemu PIM.
• Wynikiem jest dokument z ustaleniami i diagramami, rekomendacją systemu oraz wyceną wdrożenia. To narzędzie decyzyjne, nie zbiór porad.
• Zarezerwujcie około dwóch miesięcy, więcej przy złożonych procesach. Warsztaty często wymuszają wcześniejsze uzgodnienia wewnątrz firmy.
• Analiza wykrywa ryzyka przed startem wdrożenia i pokazuje pełny koszt razem z integracjami i automatyzacjami.
• Pięć kroków przygotowania: zespół z product ownerem, zdefiniowane problemy i cele, zmapowane procesy, user stories, konsultacje wewnętrzne.

Czym to jest w praktyce

Nazwa brzmi ciężko, a chodzi o cykl spotkań i warsztatów, na których rozmawiamy o potrzebach związanych z zarządzaniem danymi produktowymi. Trzy rzeczy dzieją się po kolei: rozpoznajemy, gdzie dziś znajdują się dane o produktach, analizujemy obecne procesy i projektujemy nowe, już z systemem PIM w środku.

Celem jest pełny obraz sytuacji, a konkretnie odpowiedzi na cztery pytania. Jakie dane trafią do systemu PIM. Jakie integracje z innymi systemami trzeba zbudować, żeby dane szły tam, gdzie mają, bez ręcznego przenoszenia. Które procesy warto zautomatyzować. I w jakim systemie oraz na jakiej licencji najlepiej pracować.

Co dostajecie na koniec

Dokument z najważniejszymi ustaleniami i diagramami, rekomendacją wyboru systemu PIM i wyceną wdrożenia.

Warto zwrócić uwagę na to, jak ten dokument działa dalej. To nie tylko zestaw rekomendacji, ale też argumentacja, którą przekonuje się decydentów w organizacji, że wdrożenie jest potrzebne. Do tego świadomość pełnych kosztów, łącznie z integracjami i automatyzacjami, oraz wykryte ryzyka, którym da się zapobiec, dopóki wdrożenie jeszcze nie wystartowało.

Ile to trwa i dlaczego tyle

Około dwóch miesięcy, przy bardziej skomplikowanych procesach dłużej.

Powód jest nieoczywisty: warsztaty to nie tylko rozmowy z zespołem wdrożeniowym. Często poprzedzają je spotkania wewnętrzne po stronie klienta, bo odpowiedzi na niektóre pytania nie są oczywiste. Przykład z odcinka: jak dokładnie wygląda dziś proces publikacji produktów w e-commerce? Ile osób, systemów i plików w nim uczestniczy? Kto i w którym momencie decyduje, że produkt jest gotowy do wyświetlenia w sklepie?

To pytania o zarządzanie informacją produktową, nie o system. Ale ponieważ PIM stanie się częścią tego procesu, bez odpowiedzi nie da się określić, jak ma go wspierać.

Pięć kroków przygotowania

Zespół. Wyznaczcie dedykowaną grupę odpowiedzialną za współpracę i dostarczanie informacji. Najważniejsza jest rola product ownera: osoby decyzyjnej i koordynatora po Waszej stronie.

Problemy i oczekiwania. Opiszcie, z jakimi wyzwaniami się mierzycie i czego oczekujecie po wdrożeniu. Jasno określone cele przyspieszają całą pracę.

Mapowanie procesów. Spróbujcie rozrysować obecne procesy biznesowe i architekturę systemową. Nawet ogólne schematy skracają analizę.

User stories. Opisanie potrzeb językiem użytkownika, na przykład: jako użytkownik chciałbym masowo dodawać datę publikacji do wielu produktów jednocześnie.

Konsultacje wewnętrzne. Zbierzcie informacje w firmie, zanim zaczną się warsztaty.

Dobrze przygotowany klient to taki, który wie, jak dziś działają jego procesy, i czuje, gdzie wymagają usprawnień. Jak mają wyglądać docelowo, ustalamy razem, wnosząc doświadczenie z innych wdrożeń.

Chcecie przejść ten etap u siebie? Napiszcie do nas, a o samych systemach przeczytacie na stronie wdrożeń PIM.