Jakich danych nie trzymać w PIM? Dane ciepłe i zimne

O czym jest ten odcinek

Piąty odcinek Akademii PIM odpowiada na pytanie, które oszczędza najwięcej kłopotów na wdrożeniu: jakich danych do systemu PIM nie wkładać. Karolina wprowadza podział na dane ciepłe i zimne, pokazuje go na przykładzie laptopa i wyjaśnia, dlaczego to nie jest podział akademicki, a techniczny.

Kluczowe punkty odcinka

• Dane ciepłe zmieniają się często i są potrzebne w czasie rzeczywistym: stany magazynowe, ceny promocyjne, dostępność, zamówienia. Ich miejsce to ERP albo WMS.
• Dane zimne są stabilne: opisy marketingowe, specyfikacje techniczne, zdjęcia, filmy, instrukcje. To dla nich zbudowano systemy PIM.
• PIM nie jest technicznie przystosowany do synchronizacji w czasie rzeczywistym. Wymiana z e-commerce dzieje się zwykle raz lub dwa razy dziennie.
• Do PIM nie wchodzą też dane transakcyjne i dane osobowe klientów: historia zamówień, płatności, faktury, adresy e-mail, numery telefonów.
• Jest wyjątek: cena sugerowana jako stała wartość przy produkcie jest daną zimną i może być w PIM bazą do dalszych wyliczeń.

Ciepłe i zimne

Dane ciepłe zmieniają się często i są kluczowe dla bieżących operacji. Przez swoją dynamiczną naturę wymagają częstej aktualizacji i zwykle są potrzebne w czasie rzeczywistym. Należą do nich stany magazynowe, aktualne ceny wraz z promocyjnymi, dostępność produktów w sklepach i informacje o zamówieniach. Zarządzają nimi systemy ERP i WMS, zaprojektowane pod częste aktualizacje i synchronizację na bieżąco.

Dane zimne zmieniają się rzadko i są stabilne w czasie. To podstawowa specyfikacja i opis produktu: opisy marketingowe, specyfikacje techniczne, zdjęcia i filmy produktowe, instrukcje obsługi. Dokładnie dla nich zbudowano systemy PIM, bo można je centralnie zarządzać i wzbogacać, zanim trafią dalej.

Na przykładzie laptopa: do PIM wchodzi nazwa, kategoria, opis marketingowy, informacja o procesorze i dysku, zdjęcie główne, wymiary, waga i instrukcja. Nie wchodzi liczba laptopów w magazynie, aktualna cena promocyjna ani historia zamówień.

Dlaczego to jest argument techniczny

Kluczowe zdanie odcinka brzmi tak: PIM potrafi przechować bardzo dużą ilość informacji produktowych, ale nie jest technicznie przystosowany do synchronizacji danych w czasie rzeczywistym.

A przy stanach magazynowych i cenach promocyjnych właśnie czasu rzeczywistego się oczekuje. Synchronizacja między systemem PIM i e-commerce odbywa się zwykle raz albo dwa razy dziennie, co nie gwarantuje, że klient zobaczy prawdziwą dostępność. Dlatego te informacje mają iść z systemów dedykowanych obsłudze zamówień i sprzedaży.

To ważne rozróżnienie także przy planowaniu integracji między systemami: stan magazynowy i cena to inny strumień danych niż specyfikacja produktu, z innym tempem i innym źródłem.

Czego jeszcze tam nie ma

Poza podziałem na ciepłe i zimne są dane, które do PIM po prostu nie należą, niezależnie od częstotliwości zmian. Dane transakcyjne, czyli historia zamówień klientów, płatności i faktury. Oraz dane osobowe klientów: adresy e-mail, numery telefonów.

Wyjątek, który warto znać

Ceny mogą trafić do systemu PIM, jeśli mówimy o cenie sugerowanej, czyli SRP, przechowywanej jako stała wartość przy produkcie. Taka cena pomaga pracownikom segmentować produkty w systemie albo służy jako baza do dalszych wyliczeń w e-commerce.

W tym ujęciu cena przestaje być daną ciepłą i staje się zimną, bo nie ma ryzyka opóźnienia w przekazaniu jej w czasie rzeczywistym. Wtedy nie ma przeciwwskazań.

Jak to zastosować u siebie

Przy wdrożeniu warto przejść własne dane produktowe atrybut po atrybucie i przy każdym zadać jedno pytanie: czy ta informacja zmienia się często i dotyczy obsługi zamówień i sprzedaży, czy jest stabilnym elementem specyfikacji. Jeśli drugie, śmiało wchodzi do systemu PIM.

Jeśli mierzycie się z okiełznaniem danych produktowych, odezwijcie się. Więcej o samych systemach na stronie wdrożeń PIM.