Błędy we wdrożeniach PIM: osiem pułapek i jak ich uniknąć

O czym jest ten odcinek

Czwarty odcinek Akademii PIM to lista błędów zebranych z realnych projektów, ułożona w kolejności, w jakiej zwykle się pojawiają: od organizacji projektu, przez wybór partnera i model danych, po pokusę rozbudowania systemu o wszystko.

Kluczowe punkty odcinka

• Wdrożenie koordynuje jedna osoba z realnym umocowaniem, nie komitet dyrektorów, którzy mają mnóstwo innych obowiązków.
• Najkosztowniejszy błąd to zły model danych: brak miejsca na tłumaczenia albo karta produktu, w której 70 procent wartości to nie dotyczy.
• Nie odwzorowujcie obecnej struktury z założeniem, że porządki zrobimy później. Później inne systemy już się do tego układu dostosują.
• Czas na przygotowanie danych do pierwszego zasilenia jest niedoszacowany niemal zawsze. Zbierajcie dane od pierwszego dnia projektu.
• PIM nie jest workiem na dane, które nie zmieściły się w innych systemach. Wyliczanie cen i raportowanie sprzedaży mają swoje narzędzia.

Brak product ownera, albo product owner bez mandatu

Firmy często powołują do prowadzenia wdrożenia cały zespół, komitet albo grono dyrektorów, którzy mają mnóstwo bieżących obowiązków. Wdrożenie powinna koordynować jedna osoba, która czuwa nad przebiegiem, harmonogramem, budżetem i wymaganiami.

Nie chodzi o zwalenie wszystkich decyzji na jednego człowieka. Chodzi o to, żeby product owner miał przestrzeń: część tematów konsultuje z decydentami, a część, szczególnie drobne i bieżące, rozstrzyga sam. Jest głównym łącznikiem między zespołem wdrożeniowym i interesariuszami: zbiera feedback i informuje o postępach. Bez tej roli pojawia się chaos komunikacyjny i organizacyjny.

Brak zaangażowanego zespołu

Nawet najlepiej umocowany product owner nie wdroży systemu sam. Potrzebny jest zespół, w którym są przyszli beneficjenci systemu.

Idealny zespół robi cztery rzeczy: określa oczekiwania wobec systemu, samodzielnie sprawdza, czym PIM jest i jakie ma możliwości, ustala zbiorczo, jakie dane będą potrzebne, i próbuje ułożyć dane produktowe na nowo, lepiej pod oczekiwania klientów. Bierze też udział w spotkaniach i testach.

Najważniejszy jest ostatni warunek: otwartość na zmianę. Wdrożenie oznacza inne procesy i odejście od ścieżek utrwalonych przez lata.

Samodzielne wdrożenie metodą prób i błędów

Nie jest niemożliwe, ale jest ryzykowne. Typowe skutki: wdrożenie trudne i czasochłonne, zniechęcenie pracowników, kłopoty z integracjami i konieczność ponownego modelowania danych przy rozszerzaniu portfolio.

Bez doświadczenia trudno znać system od podszewki, a próby zbudowania modelu danych na wyczucie prowadzą do błędów, których naprawa wymaga gruntownej przebudowy, a czasem wdrożenia od nowa. Pozorna oszczędność na starcie rodzi podwójny koszt.

Nieodpowiedni dobór partnera

Wdrożenie to nie tylko technologia i szkolenia, ale nowy styl pracy i nowe procesy. Dlatego warto pracować z partnerem, który zna pułapki i potrafi doradzić w projektowaniu danych oraz integracjach.

Etap warsztatów i analizy przedwdrożeniowej służy również temu, żeby poznać zespół partnera i sprawdzić, czy rozumie potrzeby organizacji. To projekt na kilka miesięcy, po którym zwykle następuje wspólny rozwój i utrzymanie, więc warto sprawdzić się wzajemnie na początku.

Zły model danych

To błąd o najdłuższych konsekwencjach i ma kilka twarzy. System e-commerce nie umie odczytać danych z PIM. Atrybuty tekstowe zostały dodane bez uwzględnienia tłumaczeń, więc wejście na kolejny rynek wymaga przebudowy. Albo model jest tak uniwersalny, że odpowiada na wszystkie hipotetyczne przypadki, a w efekcie karta produktu w 70 procentach składa się z wartości „nie dotyczy”.

Dlatego faza przedwdrożeniowa i pierwszy etap wdrożenia, w którym analizuje się i modeluje dane, decydują o kolejnych latach pracy z systemem.

Odwzorowanie obecnej struktury

Podejście „odwzorujmy dzisiejszą kartę produktu, a porządki zrobimy później” nie jest rekomendowane. Wdrożenie jest właśnie momentem na pytania: czy obecny opis produktu jest dobry, czy dałoby się opisać produkt lepiej, czy filtry na stronie faktycznie pomagają, czy wyszukiwarka działa.

Praktyka jest odwrotna: najpierw chociaż minimalne porządki i przemyślenie, jak zbudować produkty, rodziny i kategorie, potem modelowanie i testowanie docelowego układu. Odkładanie porządków kończy się zwykle tym, że pierwotny układ zostaje na lata, bo inne systemy pobierające dane już się do niego przystosowały, a zmiana w PIM wymusiłaby zmianę w każdym z nich.

Zbyt optymistyczny czas na dane

Po zbudowaniu szkieletu system ma strukturę, ale nie ma danych: specyfikacji, zdjęć, dokumentacji. Odwzorowanie obecnego portfolio, a często i archiwum z kilku lat, wymaga planu.

Metody są różne i można je mieszać: pobranie części danych z obecnych systemów, zasilenie z pliku płaskiego, półautomatyczny import zdjęć, a w ostateczności wpisanie ręczne. Doświadczenie pokazuje jednak, że przesunięcie go live wynika najczęściej z dwóch rzeczy: zbyt małej liczby osób przypisanych do zasilenia systemu albo zbyt małej rezerwy czasu w harmonogramie. Rekomendacja: zbierajcie i przygotowujcie dane od początku projektu, żeby były gotowe, gdy powstanie dla nich miejsce.

Wszystkie wymagania na MVP

Zebranie pomysłów i oczekiwań jest potrzebne. Wciśnięcie ich wszystkich do pierwszej wersji nie. Priorytetyzacja i rozłożenie integracji oraz modułów w czasie pozwalają szybciej zacząć korzystać z centralizacji danych.

Próba zrobienia wszystkiego naraz kończy się kłopotami z testowaniem i frustracją użytkowników, którzy nie mają poczucia, że cokolwiek działa dobrze. Lepiej zapytać, czego brakuje najbardziej. Jeśli to jedno pewne źródło dokumentacji produktowej, dodajcie dokumenty wcześnie, żeby korzyść była widoczna od razu.

PIM jako narzędzie do wszystkiego

Ostatnia pułapka: brakuje miejsca na wyliczanie cen i rabatów, więc dodajmy taką funkcję do PIM. Nie ma narzędzia do raportowania sprzedaży, więc zbudujmy moduł.

PIM znakomicie zarządza specyfikacją produktową, wspiera dodawanie produktów i przygotowanie tłumaczeń. Nie jest workiem na dane, których nie udało się umieścić w innych systemach. Do wyliczania cen i do raportowania istnieją narzędzia dedykowane, zwykle tańsze niż rozbudowa systemu PIM w tym kierunku. A nadmiernie skomplikowany system jest trudniejszy w utrzymaniu i rozwoju.

Planujecie wdrożenie i chcecie uniknąć tych pułapek? Odezwijcie się. Więcej na stronie wdrożeń PIM.