Ile kosztuje wdrożenie PIM? Osiem czynników i przedziały

O czym jest ten odcinek

Trzeci odcinek Akademii PIM bierze się za najczęściej zadawane pytanie i nie ucieka od liczb. Karolina omawia osiem czynników wpływających na koszt wdrożenia, każdy z konsekwencją budżetową, a na koniec podaje przedziały kwotowe z doświadczenia zespołu.

Kluczowe punkty odcinka

• Podstawowe wdrożenie bez integracji to od 50 do 150 tys. zł. W dużej organizacji, z migracją, kilkoma integracjami i szkoleniami, od 300 tys. zł w górę.
• Licencja systemu PIM to od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie. Wersja open source zamiast licencji generuje koszt serwera.
• Integracje są najdroższym elementem, a cenę podnosi nie ich liczba, a liczba transformacji, jakim dane muszą podlegać między systemami.
• Zaangażowanie własnego zespołu obniża koszt projektu. Partner zna system, ale specyfiki produktów i branży zna tylko Wasz zespół.
• Samodzielne wdrożenie bywa droższe niż praca z partnerem: audyt po latach często kończy się wnioskiem, że dane wymagają reorganizacji od zera.

Złożoność oferty produktowej

Zasada jest prosta: im większe i bardziej zróżnicowane portfolio, tym bardziej skomplikowana struktura danych, a więc wyższy koszt i dłuższy czas.

Weźmy firmę z bogatym asortymentem, w którym każdy produkt ma wiele wariantów i kilkadziesiąt atrybutów, a do tego dokumentację, instrukcje, zdjęcia, ikony i filmy. Dla klienta taka karta produktowa jest ogromną zaletą, bo pozwala porównywać i filtrować. Dla wdrożenia oznacza dłuższą fazę analityczną, w której trzeba ustalić układ danych, procesy pracy i zakres integracji.

Warto od razu dodać drugą połowę tej zależności: to właśnie duże organizacje odczuwają największe korzyści z porządku w danych, więc mimo wyższego wydatku szybciej widzą rezultat.

Integracje

To najbardziej kosztotwórczy element. System PIM sam w sobie daje doskonałą bazę wiedzy wewnętrznej, ale wartość dla klienta powstaje wtedy, gdy dane z niego wychodzą.

Integrować trzeba z e-commerce i stronami, warto rozważyć system ERP jako źródło części atrybutów, a często dochodzą narzędzia do publikacji na marketplace’ach, jak BaseLinker, dziś Base.com, oraz do tworzenia katalogów, jak Adobe InDesign.

Koszt zależy od metody: wymiana przez API, szyna danych czy pliki płaskie. Ale najmocniej podnosi go coś innego: liczba transformacji. Jeśli dane z systemu ERP muszą być przekształcone, żeby pasowały do formatu w PIM, integracja staje się zaawansowana i droższa. Dobrze przemyślana zwraca się przez skrócenie time to market i eliminację ręcznego przenoszenia danych, czyli i błędów.

Zakres funkcjonalności i licencja

Na rynku jest kilka systemów, między innymi Akeneo i Pimcore. Każdy przechowa i ustrukturyzuje dane, więc podstawową rolę spełnią wszystkie. Różnice zaczynają się w szczegółach, a część funkcji jest dostępna dopiero po zakupie licencji.

Stąd pytanie do rozstrzygnięcia na początku: czy wersja bezpłatna, open source, spełnia Wasze wymagania, czy warto zainwestować w licencję i pełny potencjał narzędzia. Wersja open source oznacza koszt serwera i ewentualnie wsparcia partnera. Licencja to od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.

Migracja danych

Po zamodelowaniu system stoi pusty. Trzeba zaimportować dane produktów aktualnie sprzedawanych, a często również archiwalnych.

Koszt tego etapu zależy od stanu wyjściowego. Dane rozproszone po organizacji trzeba najpierw zgromadzić w jednym miejscu i ułożyć w pliku importowym spełniającym wymogi systemu, według konkretnego szablonu. Każdy element wymaga przygotowania, co wydłuża proces, a przy dużej liczbie produktów robi z tego osobny projekt.

Szkolenia i zaangażowanie zespołu

Szkolenia to nie formalność, a moment przekazania systemu użytkownikom docelowym. Wiąże się z przekonaniem ludzi, żeby porzucili dobrze znane pliki Excel i pracowali w nowym narzędziu. Warto je odświeżać, także dla nowo zatrudnionych.

Zaangażowanie własnego zespołu działa w drugą stronę niż intuicja podpowiada: im większe, tym niższy koszt projektu. Partner ma wiedzę o systemie i najlepszych praktykach, ale nie zna specyfiki Waszych produktów, branży i niuansów, które znają tylko Wasi pracownicy. Ich udział w porządkowaniu i imporcie danych skraca projekt, a krótszy projekt jest tańszy.

Utrzymanie po wdrożeniu

Po go live pojawiają się nowe zadania: utrzymanie sprawności systemu, czuwanie nad integracjami, obsługa błędów, wsparcie przy zmianach, rozszerzanie o nowe atrybuty, rodziny i reguły.

System PIM po wdrożeniu zaczyna żyć w organizacji: użytkownicy zadają pytania, przychodzą nowi pracownicy do przeszkolenia, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje. Dlatego rekomendowane jest wejście w fazę utrzymania ze stałym kontaktem z partnerem, który zna to konkretne wdrożenie.

Samodzielnie czy z partnerem

Ostatni czynnik jest najtrudniejszy do wyceny z góry. Samodzielne wdrożenie niesie ryzyko błędów w projekcie szablonu danych i logice ich organizacji, a te są potem trudne do naprawienia: obniżają efektywność systemu, zniechęcają użytkowników i utrudniają integracje.

Znamy przypadki firm, które poradziły sobie same, a po kilku latach rozwoju system przestał wystarczać. Audyt kończył się wnioskiem, że dane wymagają całkowitej reorganizacji. Pozorna oszczędność na starcie rodzi wtedy podwójny koszt.

Ile to kosztuje

Odpowiedź jest indywidualna, ale przedziały z doświadczenia zespołu wyglądają tak:

• podstawowe wdrożenie bez integracji: od 50 do 150 tys. zł
• duża organizacja, z importem danych, integracjami z kilkoma systemami i szkoleniami: od 300 tys. zł w górę

Zanim zapytacie o wycenę, warto odpowiedzieć sobie na pięć pytań: jak rozbudowane jest portfolio, jakie dane chcecie trzymać w systemie, ile systemów wymaga integracji, jakie są wymagania funkcjonalne i czy macie zespół, który wesprze porządkowanie danych.

Jeśli chcecie estymację dopasowaną do swojej sytuacji, napiszcie do nas. Ofertę opisaliśmy na stronie wdrożeń PIM.