Analiza przedwdrożeniowa PIM: Jak uporządkować chaos danych i uniknąć podwójnych kosztów?

B2B Master Class z Karoliną Żabierek

W tym odcinku B2B Master Class Tomasz Grzemski rozmawia z Karoliną Żabierek, Project Managerem i analitykiem systemów PIM w Macopedii, o pierwszym i najważniejszym kroku w cyfryzacji danych produktowych – analizie przedwdrożeniowej. Zanim w firmie pojawi się system PIM (Product Information Management), konieczne jest stworzenie “projektu architektonicznego”, który uchroni budżet przed przepaleniem. Z tego odcinka dowiesz się, dlaczego faza analityczna trwa nawet 3 miesiące, jak AI wspiera tłumaczenia opisów oraz dlaczego start wdrożenia bez analizy to ryzyko podwójnych kosztów.

Kluczowe punkty odcinka

• Analiza to projekt architektoniczny – tak jak nie buduje się domu bez planów, tak nie wdraża się PIM bez zaprojektowania procesów; to etap ważniejszy niż samo wdrożenie.
• Minimalizacja ryzyka biznesowego – oddzielenie fazy analizy od wdrożenia pozwala klientowi podjąć świadomą decyzję “go/no-go” i precyzyjnie oszacować budżet.
• Odpowiedź na chaos w Excelach – potrzeba wdrożenia PIM rodzi się oddolnie, gdy pracownicy tracą czas na szukanie danych rozproszonych między marketingiem, logistyką a dyskami sieciowymi.
• AI w służbie danych – nowoczesne systemy PIM wykorzystują sztuczną inteligencję do generowania opisów i automatycznych tłumaczeń, co ułatwia ekspansję zagraniczną (cross-border).
• Stan obecny vs Stan docelowy – celem analizy jest nie tylko mapowanie obecnej sytuacji (“As Is”), ale przede wszystkim zaprojektowanie nowego, wydajnego procesu (“To Be”).

Czym jest analiza przedwdrożeniowa i dlaczego trwa 2–3 miesiące?

Wdrożenie systemu PIM to skomplikowany proces, który Karolina Żabierek porównuje do budowy domu – nikt nie wpuszcza ekipy budowlanej na plac bez projektu architekta. Analiza przedwdrożeniowa to trwający zazwyczaj od 2 do 3 miesięcy proces, w którym dwa zespoły (klienta i partnera wdrożeniowego) wspólnie projektują przyszły ekosystem danych. W tym czasie odbywa się około 8 warsztatów, podczas których omawiane są cele biznesowe, struktura danych, multimedia, uprawnienia oraz integracje. Choć klienci czasem dziwią się długością tego etapu, jest on niezbędny, by uniknąć błędów na etapie programistycznym.

Od “Demo” do precyzyjnej wyceny

Proces często rozpoczyna się od warsztatów Scoping Session lub prezentacji demo systemu (np. Akeneo), aby wyrównać poziom wiedzy i zrozumieć słownictwo PIM.

„Często w ogóle klienci dopiero po zobaczeniu PIMa i jego możliwości zdają sobie sprawę, czego tak naprawdę im jeszcze brakuje.” – Karolina Żabierek

Głównym celem analizy jest stworzenie kilkudziesięciostronicowego dokumentu, który stanowi “biblię” projektu. Dzięki tak głębokiemu wejściu w procesy klienta, na koniec analizy Macopedia jest w stanie przedstawić precyzyjny harmonogram i ostateczną wycenę wdrożenia. Daje to klientowi komfort decyzyjny i argumenty dla zarządu, potwierdzające zasadność inwestycji.

Ryzyko wdrożenia bez analizy: Podwójne koszty

Karolina Żabierek ostrzega przed pomijaniem etapu analitycznego. Decyzja o szybkim starcie prac deweloperskich niesie ryzyko wybrania złego systemu lub błędnego zaprojektowania struktury danych (np. drzewa kategorii czy atrybutów). Cofnięcie się w projekcie PIM często oznacza konieczność wykasowania danych i rozpoczęcia pracy od zera. W efekcie, firmy, które chciały zaoszczędzić na analizie, często płacą podwójnie – raz za nieudane wdrożenie własne, a drugi raz za naprawę błędów przez specjalistów.

AI i automatyzacja: Nowe możliwości PIM

Nowoczesne podejście do PIM to nie tylko magazynowanie danych, ale ich aktywne tworzenie. Goście omawiają wykorzystanie sztucznej inteligencji (np. integracje z ChatGPT) do automatycznego generowania unikalnych opisów marketingowych na podstawie suchych danych technicznych. Szczególną wartością jest wsparcie dla sprzedaży transgranicznej (cross-border). AI pozwala na szybkie i tanie tłumaczenie opisów na wiele języków (np. rumuński czy węgierski), co obniża barierę wejścia na nowe rynki zagraniczne i marketplace’y.

Przygotowanie do analizy: User Stories i zespół

Aby analiza przebiegła sprawnie, klient powinien zbudować wewnętrzny zespół i wyznaczyć Product Ownera – osobę decyzyjną, która będzie odpowiadać za projekt. Karolina wskazuje, że idealny klient przychodzi z przygotowanymi “User Stories” (historyjkami użytkownika), opisującymi, co chce osiągnąć dzięki systemowi, oraz z mapą obecnej architektury systemowej. Ważne jest, aby w procesie uwzględnić plany na przyszłość – np. planowane wejście na Allegro czy Amazon za rok, co pozwala zaprojektować system gotowy na rozwój.

Podziękowania

Ten odcinek B2B Master Class pokazuje, że skuteczna cyfryzacja danych produktowych zaczyna się od kartki papieru i warsztatów – nie od instalacji oprogramowania.

Analiza przedwdrożeniowa to projekt architektoniczny: firmy, które ją pomijają w pośpiechu, często płacą podwójnie – raz za nieudane wdrożenie, drugi raz za naprawę cudzych błędów. Dwa do trzech miesięcy warsztatów pozwala precyzyjnie zaprojektować strukturę danych, oszacować budżet i podjąć świadomą decyzję “go/no-go” zanim ruszy pierwsza linijka kodu. A dobrze zbudowany PIM, zasilony przez AI, staje się nie tylko porządkiem w danych – lecz przepustką do nowych rynków i kanałów sprzedaży.