Wdrożenie systemu zarządzania informacjami produktowymi (PIM) jest skomplikowanym i kosztownym procesem, który wymaga dokładnego planowania i analizy. Z jednej strony, systemy PIM oferują ogromne korzyści – poprawiają zarządzanie danymi produktowymi, wspierają procesy sprzedaży, a także ułatwiają integrację z różnymi platformami e-commerce. Z drugiej strony, implementacja takiego systemu wiąże się z wieloma zmiennymi, które wpływają na całkowity koszt wdrożenia. W tym artykule przyjrzymy się kluczowym czynnikom, które determinują wysokość kosztów wdrożenia systemu PIM. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów PIM, zajrzyj do naszego kompendium.
1. Złożoność oferty produktowej
Pierwszym czynnikiem, który wpływa na koszt wdrożenia systemu PIM, jest złożoność oferty produktowej firmy. Im większe i bardziej zróżnicowane portfolio produktów, tym bardziej skomplikowane będzie projektowanie systemu. Firmy oferujące szeroki asortyment z wieloma wariantami produktów (np. rozmiarami, kolorami czy modelami) muszą uwzględnić różnorodne atrybuty, dokumentacje, zdjęcia, filmy i inne materiały wspierające sprzedaż.
W przypadku takich firm wdrożenie systemu PIM wymaga szczegółowej analizy, zaplanowania struktury danych oraz integracji z innymi systemami, co znacząco podnosi koszty i czas realizacji projektu. Dodatkowo, duże organizacje często muszą uwzględnić zarządzanie setkami a nawet tysiącami produktów w różnych kategoriach, co wpływa na dalszą złożoność całego procesu.
2. Integracje z innymi systemami
PIM nie działa w izolacji – jego skuteczność zależy od integracji z innymi systemami informatycznymi, takimi jak ERP, platformy e-commerce, czy narzędzia do publikacji produktów w marketplace’ach. Wdrażając PIM, organizacja musi uwzględnić integrację z systemami, które będą korzystać z danych przechowywanych w PIM lub je do niego dostarczać.
Integracja PIM z innymi systemami (np. za pomocą API, plików płaskich lub szyny danych) to proces wymagający dokładnego zaplanowania, który może być kosztowny, zwłaszcza gdy wymaga transformacji danych (np. przekształcanie danych z systemu ERP na format PIM). Koszty te zależą od liczby i rodzaju integracji, a także od skomplikowania przepływu danych między systemami. Dobrze zaplanowane integracje pozwalają na efektywne wykorzystanie PIM, co zwiększa wartość całej inwestycji.
3. Wybór systemu i wymagane funkcjonalności
Na rynku dostępnych jest wiele systemów PIM, takich jak Akeneo czy PimCore, które oferują różnorodne funkcjonalności. Ceny tych systemów zależą od zakresu funkcji, licencji oraz wersji systemu. Systemy open-source, choć bezpłatne, wiążą się z dodatkowymi kosztami związanymi z zakupem serwera i ewentualnym wsparciem wdrożeniowym. Z kolei płatne wersje licencyjne oferują szerszy zakres funkcji, ale ich cena może wynosić od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.
Wybór odpowiedniego systemu, który spełni specyficzne potrzeby organizacji, ma kluczowe znaczenie dla całkowitego kosztu wdrożenia. Należy także pamiętać o dodatkowych opłatach za licencje na zaawansowane funkcjonalności, które mogą być potrzebne w miarę rozwoju firmy.
4. Migracja danych
Migracja danych z istniejących systemów do nowego PIM jest kolejnym kluczowym etapem wdrożenia, który może znacznie wpłynąć na jego koszt. Wymaga to zebrania i ułożenia danych w odpowiednim formacie, co może być czasochłonne, zwłaszcza w przypadku dużych baz produktowych. Ponadto, dane mogą być rozproszone w różnych miejscach organizacji, co dodatkowo utrudnia proces migracji.
Koszty migracji zależą od ilości danych, ich złożoności oraz potrzeby przekształcenia ich w sposób, który będzie zgodny z wymaganiami nowego systemu PIM. Często konieczne jest również wsparcie partnera wdrożeniowego, co wiąże się z dodatkowymi wydatkami.
5. Szkolenia
Szkolenie pracowników to kluczowy element wdrożenia systemu PIM. Nowi użytkownicy muszą nauczyć się, jak efektywnie korzystać z nowego narzędzia, porzucając dotychczasowe metody zarządzania danymi. Koszty szkoleń zależą od liczby pracowników, jak również od zakresu szkolenia, które może obejmować zarówno podstawowe funkcje, jak i zaawansowane operacje systemowe.
Szkolenia są inwestycją w przyszłą efektywność pracy z systemem PIM. Dzięki nim pracownicy będą w stanie wykorzystać pełny potencjał systemu, co w dłuższym czasie przynosi korzyści w postaci większej wydajności i mniejszej liczby błędów.
6. Zaangażowanie zespołu i współpraca z partnerem wdrożeniowym
Im bardziej zaangażowany będzie zespół wewnętrzny firmy w proces wdrożenia, tym mniejsze będą koszty całego projektu. Kluczowe jest, aby firma aktywnie współpracowała z partnerem wdrożeniowym, co pozwala na szybsze rozwiązywanie problemów i efektywniejsze wykorzystanie zasobów.
Współpraca z doświadczonym partnerem wdrożeniowym może pomóc uniknąć błędów, które mogą zwiększyć koszty projektu, takich jak niewłaściwe zaprojektowanie struktury danych. Choć współpraca z profesjonalistami wiąże się z dodatkowymi kosztami, może okazać się opłacalna w dłuższej perspektywie, zapewniając prawidłowe wdrożenie i bezproblemowe funkcjonowanie systemu.
7. Utrzymanie systemu PIM
Po zakończeniu wdrożenia system PIM wymaga stałego wsparcia technicznego oraz monitorowania jego działania. Koszty utrzymania systemu obejmują bieżącą obsługę, naprawę błędów, aktualizacje, rozszerzanie funkcjonalności oraz obsługę nowych integracji. Warto uwzględnić te wydatki w długoterminowym budżecie, ponieważ system PIM będzie wymagał stałej opieki, aby utrzymać jego pełną sprawność i dostosować go do zmieniających się potrzeb organizacji.
8. Koszt współpracy z partnerem wdrożeniowym
Wiele firm decyduje się na skorzystanie z pomocy zewnętrznych specjalistów, aby uniknąć ryzyka błędów i opóźnień w wdrożeniu. Choć współpraca z partnerem wdrożeniowym wiąże się z dodatkowymi kosztami, może okazać się bardziej opłacalna niż samodzielne wdrożenie, które może prowadzić do kosztownych poprawek. Doświadczeni partnerzy potrafią zaprojektować odpowiednią strukturę danych, zrealizować integracje oraz przeprowadzić migrację danych, co zapewnia szybsze i bezbłędne wdrożenie.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu PIM wiąże się z wieloma kosztami, które zależą od złożoności oferty produktowej, wymaganych integracji, wybranego systemu, migracji danych, szkoleń, zaangażowania zespołu, utrzymania systemu oraz współpracy z partnerem wdrożeniowym. Oszacowanie dokładnych kosztów wdrożenia wymaga uwzględnienia tych wszystkich czynników, które różnią się w zależności od specyfiki organizacji.
Jeżeli chcesz wdrożyć projekt PIM w sposób efektywny i zgodny z oczekiwaniami, warto skontaktować się z nami, by skorzystać z pomocy specjalistów, którzy pomogą zaplanować i przeprowadzić wdrożenie zgodnie z potrzebami Twojej firmy.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów PIM, zajrzyj do naszego kompendium.